# Contabilidad y finanzas

<p class="lead">Registra clientes, proveedores y cuentas bancarias, anota cobros, pagos, ingresos y gastos, y genera reportes financieros.</p>

El módulo **Accounting** (Contabilidad) es el centro financiero de ERP Instfy. Aquí están los registros de clientes y proveedores, las cuentas bancarias, el plan de cuentas, los cobros y pagos vinculados a facturas, los ingresos y gastos sueltos, las notas de débito y crédito y los reportes. Todo lo que se vende o se compra en los demás módulos termina aquí como dinero que entró o salió.

[[roles: Empresa, Colaborador]]

!image[Lista de ingresos en Accounting con fecha, categoría, cuenta, valor y estado](/assets/img/erp/accounting.webp)

## Antes de empezar

- **Moneda y datos de la empresa** definidos en *Settings*. Consulta [Configuración](#/settings).
- **Permisos** del equipo financiero revisados. Consulta [Perfiles y permisos](#/user-roles).
- Acuerda con tu contador la estructura del plan de cuentas antes de registrar los primeros valores.

| Menú | Para qué sirve |
|---|---|
| *Customers* / *Vendors* | Clientes y proveedores |
| *Banking* | Cuentas bancarias y transferencias entre cuentas |
| *Chart Of Accounts* | Plan de cuentas |
| *Customer Payments* / *Vendor Payments* | Cobros y pagos de facturas |
| *Revenue* / *Expense* | Ingresos y gastos sueltos |
| *Debit Notes* / *Credit Notes* | Notas de débito y de crédito |
| *Reports* | Reportes financieros |
| *System Setup* | Tipos de cuenta y demás configuraciones |

## Revisar el System Setup y el plan de cuentas

El plan de cuentas clasifica cada valor que entra o sale. Es la base de los reportes y de la [Partida doble](#/double-entry).

**Ruta en el menú:** *Accounting > System Setup* y *Accounting > Chart Of Accounts*

<ol class="steps">
<li>Abre <strong>Accounting > System Setup</strong> y revisa los tipos de cuenta y las demás configuraciones disponibles.</li>
<li>Abre <strong>Accounting > Chart Of Accounts</strong> para ver las cuentas existentes.</li>
<li>Para incluir una cuenta, haz clic en <strong>Create</strong> (o en el ícono <strong>+</strong>), indica nombre, código y tipo, y haz clic en <strong>Save</strong>.</li>
</ol>

:::tip
Valida el plan de cuentas con tu contador antes del primer registro. Cambiar la estructura después da mucho más trabajo.
:::

## Registrar clientes y proveedores

**Ruta en el menú:** *Accounting > Customers* y *Accounting > Vendors*

<ol class="steps">
<li>Abre <strong>Accounting > Customers</strong> y haz clic en <strong>Create</strong>.</li>
<li>Completa los datos del cliente, como nombre, correo electrónico, teléfono y dirección de facturación.</li>
<li>Haz clic en <strong>Save</strong>. El cliente queda disponible en propuestas, cotizaciones, facturas, contratos y TPV.</li>
<li>Repite el proceso en <strong>Accounting > Vendors</strong> para los proveedores, usados en las facturas de compra.</li>
</ol>

## Registrar cuentas bancarias y transferir entre cuentas

**Ruta en el menú:** *Accounting > Banking*

<ol class="steps">
<li>Abre el submenú <strong>Accounting > Banking</strong> y entra en la lista de cuentas bancarias.</li>
<li>Haz clic en <strong>Create</strong> e indica los datos de la cuenta, como nombre, banco y saldo inicial.</li>
<li>Haz clic en <strong>Save</strong>. La cuenta pasa a aparecer en cobros, pagos, ingresos y gastos.</li>
<li>Para mover dinero entre cuentas, abre las transferencias en el mismo submenú, elige origen, destino, valor y fecha, y guarda.</li>
</ol>

:::note
Crea una cuenta para cada banco y una para el efectivo en caja. Así los saldos del sistema coinciden con los estados de cuenta.
:::

## Registrar cobros y pagos de facturas

**Ruta en el menú:** *Accounting > Customer Payments* y *Accounting > Vendor Payments*

<ol class="steps">
<li>Para el cobro a un cliente, abre <strong>Accounting > Customer Payments</strong> y haz clic en <strong>Create</strong>.</li>
<li>Selecciona el cliente, la [factura de venta](#/sales-invoice), el valor, la fecha y la cuenta de entrada. Haz clic en <strong>Save</strong>.</li>
<li>Para el pago a un proveedor, abre <strong>Accounting > Vendor Payments</strong> y haz clic en <strong>Create</strong>.</li>
<li>Selecciona el proveedor, la [factura de compra](#/purchase), el valor, la fecha y la cuenta de salida. Haz clic en <strong>Save</strong>.</li>
<li>El estado de las facturas y el saldo de las cuentas se actualizan.</li>
</ol>

## Registrar ingresos y gastos sueltos

Usa *Revenue* y *Expense* para valores que no vienen de facturas, como rendimientos, comisiones bancarias, alquiler o servicios públicos.

**Ruta en el menú:** *Accounting > Revenue* y *Accounting > Expense*

<ol class="steps">
<li>Abre <strong>Accounting > Revenue</strong> (o <strong>Expense</strong>) y haz clic en <strong>Create</strong>.</li>
<li>Indica fecha, valor, cuenta bancaria y la clasificación del registro.</li>
<li>Vincula el cliente o proveedor, si corresponde, y agrega una referencia o descripción.</li>
<li>Haz clic en <strong>Save</strong>. El saldo de la cuenta se actualiza.</li>
</ol>

:::warn
No registres en *Revenue* el cobro de una factura de venta: usa *Customer Payments*. Hacer ambas cosas duplica el ingreso en los reportes.
:::

## Emitir notas de débito y de crédito

**Ruta en el menú:** *Accounting > Debit Notes* y *Accounting > Credit Notes*

<ol class="steps">
<li>Usa <strong>Credit Notes</strong> cuando la empresa le debe un valor al cliente, por ejemplo después de una devolución de venta.</li>
<li>Usa <strong>Debit Notes</strong> cuando el proveedor le debe un valor a la empresa, por ejemplo después de una devolución de compra.</li>
<li>Haz clic en <strong>Create</strong>, selecciona el cliente o proveedor y el documento relacionado, indica el valor y haz clic en <strong>Save</strong>.</li>
</ol>

## Consultar reportes y el Account Dashboard

**Ruta en el menú:** *Accounting > Reports* y *Dashboard > Account Dashboard*

<ol class="steps">
<li>Abre <strong>Dashboard > Account Dashboard</strong> para una visión rápida de saldos, ingresos y gastos.</li>
<li>Para más detalle, abre <strong>Accounting > Reports</strong> y elige el reporte deseado.</li>
<li>Define el período y los filtros disponibles y genera el reporte.</li>
<li>Para estados contables completos, usa [Partida doble](#/double-entry).</li>
</ol>

## Flujo completo

**Ventas: Propuesta o Cotización > Factura de venta > Customer Payments > Reportes**

**Compras: Factura de compra > Vendor Payments > Reportes**

**Planificación: Budget Planner y Goal comparan lo realizado en Contabilidad con lo planificado**

La Contabilidad recibe los documentos de [Facturas de venta](#/sales-invoice) y [Compras](#/purchase), registra el movimiento en las cuentas bancarias y alimenta la [Partida doble](#/double-entry), el [Planificador de presupuesto](#/budget-planner) y las [Metas](#/goal).

## Preguntas frecuentes

### ¿Cuál es la diferencia entre Revenue y Customer Payments?

*Customer Payments* registra el pago de una factura de venta y descuenta su saldo pendiente. *Revenue* registra entradas que no vienen de facturas. Usar ambos para el mismo valor duplica el ingreso.

### ¿Dónde registro las cuentas bancarias?

En el submenú *Accounting > Banking*, que reúne las cuentas bancarias y las transferencias entre cuentas.

### ¿Dónde está el plan de cuentas?

En *Accounting > Chart Of Accounts*. Los tipos de cuenta y otras configuraciones del módulo están en *Accounting > System Setup*.

### ¿Cuándo uso una nota de crédito o una nota de débito?

Nota de crédito (*Credit Notes*) cuando tu empresa le debe un valor al cliente. Nota de débito (*Debit Notes*) cuando el proveedor le debe un valor a tu empresa. Ambas suelen acompañar devoluciones.

### ¿ERP Instfy reemplaza a mi contador?

No. ERP Instfy organiza los registros y genera reportes, pero las obligaciones fiscales y las decisiones contables siguen siendo responsabilidad de tu contador.

## Próximos pasos

Con el día a día financiero en orden, profundiza el análisis y la planificación.

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double-entry, budget-planner, sales-invoice, purchase, dashboards, cash-flow
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