# Cumplimiento y obligaciones: cómo organizarse en ERP Instfy

<p class="lead">Aprende a mantener contratos, accesos, registros financieros y documentos de personal organizados en ERP Instfy, para llegar a cualquier auditoría con todo a mano.</p>

!image[Cumplimiento, contratos y licencias bajo control](/assets/img/solucoes/compliance-2.webp)

Esta guía muestra, paso a paso, cómo usar ERP Instfy para mantenerte organizado frente a las obligaciones del día a día: licencias y permisos (business licenses), rutinas de compliance, documentos de legislación laboral (labor law), comprobantes de seguro (workers compensation, business insurance, cyber insurance) y consentimientos. Así, cuando llega una solicitud, encuentras el registro en minutos.

!image[Panel de contratos, documentos y accesos organizados en ERP Instfy]

:::note
Este material te ayuda a **organizarte y conservar registros** dentro de ERP Instfy. No es asesoramiento legal, contable ni fiscal. Para saber qué obligaciones aplican a tu negocio, consulta a un abogado o contador.
:::

## 1. Guardar contratos y documentos

Los contratos y comprobantes dispersos entre correos y carpetas desaparecen justo cuando más los necesitas. Reúne todo en un solo lugar y vincula cada archivo al cliente o proveedor correcto.

**Ruta del menú:** *Contratos* + *Biblioteca de medios*

<ol class="steps">
<li>Abre <strong>Contratos</strong> y haz clic en <strong>+ Crear</strong> para registrar el acuerdo, con <strong>Cliente</strong>, <strong>Valor</strong>, <strong>Fecha de inicio</strong> y <strong>Fecha de fin</strong>.</li>
<li>En la pestaña <strong>Adjuntos</strong> del contrato, haz clic en <strong>Subir archivo</strong> y añade el PDF firmado, la póliza de seguro o la licencia.</li>
<li>Abre <strong>Biblioteca de medios</strong> y crea <strong>carpetas</strong> por tema (Licencias, Seguros, Contratos, Certificados).</li>
<li>Haz clic en <strong>Subir</strong> para guardar copias de las pólizas (business insurance, cyber insurance) y de los permisos en esas carpetas.</li>
<li>Renombra cada archivo con una fecha y un asunto (por ejemplo: 2026-Licencia-Funcionamiento) para localizarlo después.</li>
</ol>

:::tip
Define siempre la **Fecha de fin** del contrato y pon la fecha en el nombre del archivo de la licencia. Así detectas con antelación lo que hay que renovar antes de que venza.
:::

## 2. Controlar accesos y proteger datos

¿Quién puede ver la nómina, los contratos y los datos de clientes? Limitar los accesos reduce el riesgo y ayuda a demostrar cuidado con la información sensible.

**Ruta del menú:** *Gestión de usuarios*

<ol class="steps">
<li>Abre <strong>Gestión de usuarios</strong> y haz clic en <strong>+ Crear</strong> para registrar a cada persona del equipo.</li>
<li>Asigna a cada usuario un <strong>rol (role)</strong> que corresponda a su trabajo (finanzas, RR. HH., ventas).</li>
<li>En <strong>Permisos</strong>, marca solo los módulos que el rol necesita y desmarca el resto.</li>
<li>Revisa la lista periódicamente y <strong>desactiva</strong> a los usuarios que dejaron la empresa.</li>
<li>Usa el campo de <strong>notas</strong> para registrar cuándo y por qué se concedió o quitó un acceso.</li>
</ol>

## 3. Mantener registros financieros para auditoría

Una auditoría pide asientos rastreables y documentos de respaldo. Mantener la contabilidad al día hace que cada importe sea explicable.

**Ruta del menú:** *Contabilidad*

<ol class="steps">
<li>Abre <strong>Contabilidad</strong> y comprueba que el <strong>plan de cuentas</strong> refleje tus categorías de ingresos y gastos.</li>
<li>Registra cada movimiento con <strong>fecha</strong>, <strong>importe</strong>, <strong>cuenta</strong> y una <strong>descripción</strong> clara.</li>
<li>Adjunta el <strong>comprobante</strong> (factura, recibo, boleta) al asiento correspondiente.</li>
<li>Genera los <strong>informes</strong> por período y expórtalos al archivo del ejercicio.</li>
<li>Concilia los saldos con el extracto bancario antes de cerrar cada mes.</li>
</ol>

:::tip
Cierra la contabilidad un día fijo del mes. Un cierre con rutina evita la acumulación y deja los registros listos para cualquier revisión.
:::

## 4. Organizar documentos y registros de empleados

Los contratos de trabajo, comprobantes y fechas clave deben estar reunidos por persona. Esto ayuda a cumplir obligaciones de legislación laboral.

**Ruta del menú:** *RR. HH.*

<ol class="steps">
<li>Abre <strong>RR. HH.</strong> y registra a cada empleado con <strong>datos personales</strong>, <strong>cargo</strong> y <strong>fecha de ingreso</strong>.</li>
<li>En la ficha de la persona, usa el área de <strong>documentos</strong> para adjuntar contrato, identificación y comprobantes.</li>
<li>Registra <strong>ausencias, vacaciones y capacitaciones</strong> en las pestañas correspondientes.</li>
<li>Guarda los comprobantes ligados a workers compensation en la ficha del empleado correcto.</li>
<li>Revisa las fichas periódicamente para comprobar si falta algún documento obligatorio.</li>
</ol>

## 5. Estandarizar consentimientos y checklists

Recoger aceptaciones y seguir checklists siempre de la misma forma crea un rastro consistente. Un formulario reutilizable asegura que no se olvide nada.

**Ruta del menú:** *Constructor de formularios*

<ol class="steps">
<li>Abre <strong>Constructor de formularios</strong> y haz clic en <strong>+ Crear</strong>.</li>
<li>Dale un <strong>Nombre</strong> al formulario (por ejemplo: Consentimiento de datos o Checklist de incorporación).</li>
<li>Arrastra los campos: <strong>Casilla de verificación</strong> para la aceptación, <strong>Texto</strong>, <strong>Fecha</strong> y <strong>Adjunto</strong>.</li>
<li>Marca como <strong>Obligatorios</strong> los campos esenciales y haz clic en <strong>Guardar</strong>.</li>
<li>Usa <strong>Publicar</strong> y comparte el enlace; cada envío queda registrado con fecha y hora.</li>
</ol>

:::related
contract, user-management, accounting, hrm, media-library
:::