# CRM: leads, negocios y embudo de ventas

Registra leads, conviértelos en negocios, muévelos por el embudo y sigue la conversión en el CRM de ERP Instfy.

El **CRM** es donde empieza la venta. Todo contacto interesado entra como **lead**, se califica y, cuando hay una oportunidad real, se convierte en un **negocio (deal)** que avanza por etapas hasta ganarse o perderse. Usa el CRM siempre que quieras saber quién está en el embudo, en qué punto está cada oportunidad y qué canales traen más clientes. [[roles: Empresa, Colaborador]] !image[Lista de leads del CRM con asunto, responsables, tareas, fecha de seguimiento y etapa](/assets/img/erp/crm.webp) ## Antes de empezar El CRM funciona mejor cuando la estructura del embudo está lista antes del primer lead. Verifica: - **Usuarios del equipo comercial** creados y con permiso en el CRM. Consulta [Usuarios y perfiles](#/user-management). - **Embudos, etapas, fuentes y etiquetas** registrados en *CRM > System Setup* (tarea más abajo). - **Clientes**, que pueden registrarse después en *Accounting > Customers*, cuando se cierre el negocio. Consulta [Contabilidad](#/accounting). | Menú | Qué haces ahí | |---|---| | *CRM > Leads* | Registras y calificas contactos interesados | | *CRM > Deals* (Negocios) | Sigues oportunidades con valor hasta el cierre | | *CRM > System Setup* | Configuras embudos, etapas, fuentes y etiquetas | | *Dashboard > CRM Dashboard* | Ves los números de leads y negocios | ## Configurar embudos, etapas, fuentes y etiquetas El embudo define el camino que recorren un lead y un negocio. Configúralo una vez y todo el equipo trabajará con el mismo lenguaje. **Ruta en el menú:** *CRM > System Setup*
  1. Abre CRM > System Setup. La pantalla se abre en el área de embudos (pipelines), con las demás configuraciones en pestañas o enlaces laterales.
  2. En embudos, haz clic en Create (o en el ícono +), ponle un nombre al embudo (ej.: "Ventas B2B") y haz clic en Save.
  3. En las etapas de lead y de negocio, registra cada etapa de tu proceso, como "Nuevo", "Calificado", "Propuesta enviada" y "Negociación", vinculándolas al embudo correcto.
  4. En fuentes (sources), registra los canales de origen, como sitio web, referido, anuncio y evento.
  5. En etiquetas (labels), crea marcas para destacar situaciones, como "Urgente" o "Cliente recurrente".
  6. Vuelve a CRM > Leads: las etapas creadas ya aparecen como columnas del embudo.
:::tip Empieza con pocas etapas (4 a 6). Un embudo compacto es más fácil de mantener actualizado y genera reportes más confiables. ::: ## Registrar un lead Todo contacto que mostró interés debe convertirse en lead, para que nadie se pierda en hojas de cálculo o conversaciones sueltas. **Ruta en el menú:** *CRM > Leads*
  1. Abre CRM > Leads.
  2. Haz clic en Create (o en el ícono +).
  3. Completa los datos del contacto, como asunto, nombre, correo electrónico y teléfono, y elige el usuario responsable.
  4. Selecciona el embudo y, si el formulario lo pide, la etapa inicial.
  5. Haz clic en Save. El lead aparece en la primera etapa del embudo.
  6. Abre el lead para completar el registro: fuentes, etiquetas, productos de interés, notas y actividades.
:::note Los leads también pueden llegar solos mediante formularios creados en el [Form Builder](#/form-builder). Al publicar un formulario y conectarlo al CRM, cada respuesta enviada genera un lead, sin digitación manual. ::: ## Mover el lead por el embudo Actualizar la etapa en cada contacto es lo que mantiene el embudo fiel a la realidad. **Ruta en el menú:** *CRM > Leads*
  1. Abre CRM > Leads en la vista de tablero (kanban).
  2. Arrastra la tarjeta del lead a la columna de la etapa actual.
  3. Abre el lead para registrar lo que ocurrió: notas, tareas, llamadas o correos, según las pestañas disponibles.
  4. Usa la vista de lista cuando necesites filtrar o encontrar un lead específico.
## Convertir un lead en negocio Cuando el lead resulta ser una oportunidad real, con interés y potencial de compra, conviértelo en negocio. Los datos del lead se aprovechan. **Ruta en el menú:** *CRM > Leads*
  1. Abre el lead calificado en CRM > Leads.
  2. Haz clic en la acción de convertir en negocio (Convert to Deal).
  3. Revisa los datos sugeridos, indica el valor estimado y el cliente, si el formulario lo pide, y confirma.
  4. El lead queda marcado como convertido y el nuevo negocio aparece en CRM > Deals, en la primera etapa del embudo de negocios.
:::tip Convierte solo lo que tiene una posibilidad concreta de cerrarse. Mantener los leads fríos fuera de los negocios hace que el valor del embudo sea más confiable para prever ingresos. ::: ## Trabajar un negocio hasta el cierre El negocio concentra valor, etapa, responsables e historial de la negociación. **Ruta en el menú:** *CRM > Deals*
  1. Abre CRM > Deals. Los negocios aparecen como tarjetas por etapa.
  2. Para crear un negocio directamente, sin lead, haz clic en Create, completa los datos principales y haz clic en Save.
  3. Arrastra la tarjeta entre las etapas a medida que avanza la negociación.
  4. Abre el negocio para registrar tareas, notas, archivos y participantes del equipo.
  5. Cuando necesites formalizar el precio, crea una [propuesta](#/proposal) o una [cotización](#/quotation) para el cliente.
  6. Al final, marca el negocio como ganado o perdido, según el resultado.
## Seguir los resultados en el CRM Dashboard El panel muestra el volumen de leads y negocios y ayuda a ver dónde se traba el embudo. **Ruta en el menú:** *Dashboard > CRM Dashboard*
  1. Abre Dashboard > CRM Dashboard.
  2. Revisa los totales de leads y negocios y la distribución por etapa.
  3. Identifica etapas con acumulación de tarjetas: suelen indicar un cuello de botella en el proceso.
  4. Lleva estos números a la reunión comercial y ajusta acciones por canal y por vendedor.
## Flujo completo El CRM es la puerta de entrada del ciclo de ventas en ERP Instfy: **Formulario o registro manual > Lead > Negocio > Propuesta o Cotización > Factura de venta > Pago del cliente > Reportes** 1. El contacto entra como lead, manualmente o mediante el [Form Builder](#/form-builder). 2. Una vez calificado, se convierte en negocio en *CRM > Deals*. 3. El precio se formaliza en una [propuesta](#/proposal) o [cotización](#/quotation). 4. Aprobada, la oferta se convierte en [factura de venta](#/sales-invoice), y el cobro se registra en [Contabilidad](#/accounting). 5. Si hay un contrato de servicio continuo, se gestiona en [Contratos](#/contract). ## Preguntas frecuentes ### ¿Cuál es la diferencia entre lead y negocio en ERP Instfy? Un lead es un contacto que mostró interés y todavía se está calificando. Un negocio (deal) es una oportunidad concreta, normalmente con valor estimado, que avanza por etapas hasta ganarse o perderse. Conviertes el lead en negocio cuando la oportunidad queda clara. ### ¿Dónde creo las etapas del embudo de ventas? En *CRM > System Setup*. Ahí registras los embudos (pipelines), las etapas de lead y de negocio, las fuentes de origen y las etiquetas. Las etapas creadas aparecen como columnas en *CRM > Leads* y *CRM > Deals*. ### ¿Puedo recibir leads automáticamente desde el sitio web? Sí. Crea un formulario en el Form Builder y conéctalo al CRM. Cada respuesta enviada por el formulario genera un lead en el embudo elegido, sin digitación manual. ### ¿Puedo tener más de un embudo de ventas? Sí. Puedes registrar varios embudos en *CRM > System Setup*, por ejemplo uno para ventas B2B y otro para alianzas, cada uno con sus propias etapas. ### ¿Dónde veo los números del CRM? En *Dashboard > CRM Dashboard*, que muestra los totales de leads y negocios y cómo se distribuyen por las etapas del embudo. ## Próximos pasos Con el embudo en marcha, aprende a formalizar la oferta y convertirla en ingresos. :::related proposal, quotation, form-builder, sales-invoice, dashboards, get-customers :::