# Biblioteca de medios (Media Library)

<p class="lead">Sube imágenes y archivos una sola vez, organiza todo en un solo lugar y reutilízalo en los módulos de ERP Instfy.</p>

La **Media Library** es un ítem independiente del menú lateral que centraliza los archivos de la empresa en el sistema: logotipos, imágenes de productos, documentos y otros adjuntos. En lugar de subir el mismo archivo varias veces, lo guardas en la biblioteca y lo reutilizas donde lo necesites.

[[roles: Empresa, Colaborador]]

!image[Biblioteca de medios con carpetas, miniaturas de archivos y uso de espacio](/assets/img/erp/media-library.webp)

## Antes de empezar

- Prepara los archivos con nombres claros, como "logo-horizontal.png" o "catalogo-2026.pdf". Esto facilita la búsqueda después.
- Reduce el tamaño de las imágenes muy grandes antes de subirlas. El sistema es más rápido y las pantallas cargan mejor.
- Verifica que tu perfil tenga acceso a la biblioteca en [Perfiles y permisos](#/user-roles).

## Subir archivos

Sube a la biblioteca todo lo que se va a usar más de una vez.

**Ruta en el menú:** *Media Library*

<ol class="steps">
<li>Abre <strong>Media Library</strong> en el menú lateral.</li>
<li>Haz clic en la opción de subir (upload) archivos.</li>
<li>Selecciona los archivos en tu computadora o arrástralos al área de carga, cuando esté disponible.</li>
<li>Espera a que termine la carga. Los archivos aparecen en la biblioteca.</li>
</ol>

:::warn
No guardes en la biblioteca documentos con datos personales sensibles sin necesidad. Es preferible adjuntarlos directamente en el registro al que pertenecen, como el registro del colaborador.
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## Organizar la biblioteca

Una biblioteca organizada evita archivos duplicados y versiones equivocadas en uso.

**Ruta en el menú:** *Media Library*

<ol class="steps">
<li>Abre <strong>Media Library</strong>.</li>
<li>Si existe la opción de carpetas, crea carpetas por tema, como Marca, Productos y Documentos, y mueve los archivos a ellas.</li>
<li>Usa la búsqueda y los filtros disponibles para encontrar archivos antiguos.</li>
<li>Elimina las versiones desactualizadas para que nadie use el archivo equivocado.</li>
</ol>

## Reutilizar un archivo

Una vez subido, el archivo puede usarse en otras partes del sistema.

**Ruta en el menú:** *Media Library* y el módulo donde se usará el archivo

<ol class="steps">
<li>Abre el registro donde necesitas el archivo, como un ítem en <strong>Product & Service > Items</strong> o la marca en <strong>Settings > Brand Settings</strong>.</li>
<li>En el campo de imagen o adjunto, elige el archivo de la biblioteca cuando se ofrezca esa opción.</li>
<li>Si necesitas el enlace del archivo, abre <strong>Media Library</strong> y copia la dirección con la acción correspondiente.</li>
<li>Guarda el registro.</li>
</ol>

## Flujo completo

1. Prepara los archivos con nombres claros y tamaño adecuado.
2. Súbelos a la *Media Library*.
3. Organízalos por tema y elimina las versiones antiguas.
4. Reutilízalos en los registros y configuraciones del sistema.

## Preguntas frecuentes

### ¿Qué tipos de archivo puedo subir?
Se aceptan imágenes y documentos de uso común. Si un archivo es rechazado, verifica el formato y el tamaño e inténtalo de nuevo.

### ¿Eliminar un archivo de la biblioteca afecta a otros registros?
Puede afectarlos. Si el archivo está en uso, por ejemplo como imagen de un producto, puede dejar de aparecer. Antes de eliminarlo, revisa dónde se usa.

### ¿Quién puede ver los archivos de la biblioteca?
Los usuarios de tu empresa con acceso al módulo, según los permisos definidos en *User Management > Roles*.

### ¿La biblioteca sirve como respaldo de documentos?
No. Existe para organizar y reutilizar archivos dentro del sistema. Mantén copias de los documentos importantes en tus propios medios de almacenamiento.

## Próximos pasos

Usa los archivos de la biblioteca para personalizar la marca y completar tus registros.

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settings, product-service, form-builder
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