# Compras e inventario

Registra facturas de compra, devoluciones a proveedores, almacenes y transferencias de inventario, y paga a los proveedores desde las finanzas.

El módulo **Purchase** (Compras) reúne todo lo que entra a la empresa desde los proveedores y dónde queda guardado. Registras la **factura de compra**, gestionas **devoluciones**, organizas **almacenes** (warehouses) y mueves mercancía entre ellos con **transferencias**. El pago al proveedor se hace en *Accounting > Vendor Payments*, para mantener sincronizadas las cuentas por pagar y la caja. [[roles: Empresa, Colaborador]] !image[Lista de facturas de compra con proveedor, vencimiento, valor, saldo y estado en el ERP Instfy](/assets/img/erp/purchase.webp) ## Antes de empezar - **Proveedores registrados** en *Accounting > Vendors*. Consulta [Contabilidad](#/accounting). - **Ítems registrados** en *Product & Service > Items*, con precio de compra e impuesto. Consulta [Productos y servicios](#/product-service). - **Cuenta bancaria** en *Accounting > Banking*, para registrar de dónde sale el pago. | Menú | Para qué sirve | |---|---| | *Purchase > Purchase Invoice* | Registrar compras a proveedores | | *Purchase > Purchase Returns* | Devolver ítems al proveedor | | *Purchase > Warehouses* | Registrar almacenes y ver saldos | | *Purchase > Transfers* | Mover inventario entre almacenes | | *Accounting > Vendor Payments* | Pagar a proveedores | ## Registrar un almacén Todo producto en inventario está en un almacén. Crea al menos uno antes de la primera compra. **Ruta en el menú:** *Purchase > Warehouses*
  1. Abre Purchase > Warehouses.
  2. Haz clic en Create (o en el ícono +).
  3. Indica el nombre del almacén y los datos de ubicación solicitados.
  4. Haz clic en Save. El almacén pasa a aparecer en las compras, las transferencias y el TPV.
:::tip Crea un almacén por ubicación física (ej.: "Tienda Centro", "Bodega"). Así el saldo del sistema coincide con lo que hay en cada estante. ::: ## Registrar una factura de compra **Ruta en el menú:** *Purchase > Purchase Invoice*
  1. Abre Purchase > Purchase Invoice.
  2. Haz clic en Create (o en el ícono +).
  3. Selecciona el proveedor e indica las fechas de la compra y del vencimiento.
  4. Elige el almacén que recibirá los productos.
  5. Agrega los ítems con cantidad, precio de compra, impuesto y descuento. Revisa el total.
  6. Haz clic en Save. La compra entra en la lista y, en el caso de los productos, el inventario del almacén se actualiza.
:::note Registra la compra cuando llegue la mercancía o el cobro, y no solo cuando pagues. Así las cuentas por pagar y el inventario reflejan la realidad. ::: ## Pagar al proveedor El pago se registra en las finanzas y descuenta el saldo pendiente de la factura de compra. **Ruta en el menú:** *Accounting > Vendor Payments*
  1. Abre Accounting > Vendor Payments.
  2. Haz clic en Create (o en el ícono +).
  3. Selecciona el proveedor y la factura de compra que se está pagando.
  4. Indica valor, fecha y la cuenta bancaria de la que salió el dinero.
  5. Haz clic en Save. La factura de compra pasa a parcialmente pagada o pagada.
## Devolver ítems al proveedor Usa la devolución cuando la mercancía llega con defectos, en exceso o equivocada. **Ruta en el menú:** *Purchase > Purchase Returns*
  1. Abre Purchase > Purchase Returns.
  2. Haz clic en Create (o en el ícono +).
  3. Selecciona el proveedor y la factura de compra de origen.
  4. Indica los ítems y las cantidades devueltas y, si corresponde, el motivo.
  5. Haz clic en Save. La devolución queda vinculada a la compra original.
:::tip Si el proveedor va a devolver el dinero o descontarlo en compras futuras, registra también una nota de débito en *Accounting > Debit Notes*. ::: ## Transferir inventario entre almacenes **Ruta en el menú:** *Purchase > Transfers*
  1. Abre Purchase > Transfers.
  2. Haz clic en Create (o en el ícono +).
  3. Elige el almacén de origen y el de destino.
  4. Selecciona los productos y las cantidades.
  5. Haz clic en Save. El saldo sale del origen y entra al destino, sin generar compra ni venta.
## Flujo completo **Proveedor > Factura de compra > Entrada al almacén > Pago al proveedor > Venta (factura o TPV) > Reportes** 1. Registra el proveedor en *Accounting > Vendors* y el ítem en [Productos y servicios](#/product-service). 2. Registra la factura de compra en el almacén correcto. 3. Paga en *Accounting > Vendor Payments*. 4. Vende mediante el [TPV](#/pos) o las [Facturas de venta](#/sales-invoice). 5. Los gastos y saldos aparecen en [Contabilidad](#/accounting) y [Partida doble](#/double-entry). ## Preguntas frecuentes ### ¿Dónde registro el pago a un proveedor? En *Accounting > Vendor Payments*. Selecciona el proveedor, la factura de compra, el valor, la fecha y la cuenta de salida. El estado de la compra se actualiza según el valor pagado. ### ¿La factura de compra aumenta mi inventario? Sí, en los ítems de tipo producto. Las cantidades entran al almacén elegido en la compra. Los servicios no mueven inventario. ### ¿Cuál es la diferencia entre devolución de compra y nota de débito? La devolución (*Purchase Returns*) registra los ítems que volvieron al proveedor. La nota de débito (*Accounting > Debit Notes*) registra el valor que el proveedor pasa a deberle a tu empresa. ### ¿La transferencia entre almacenes genera un gasto? No. La transferencia solo mueve cantidades de un almacén a otro. No crea compra, venta, ingreso ni gasto. ### ¿Puedo tener más de un almacén? Sí. Registra todos los que necesites en *Purchase > Warehouses*. Cada almacén tiene su propio saldo, usado en compras, transferencias y en el TPV. ## Próximos pasos Con el inventario abastecido y los proveedores al día, sigue las finanzas. :::related accounting, product-service, pos, sales-invoice, double-entry :::