# Cotizaciones (presupuestos)

<p class="lead">Arma cotizaciones con ítems, impuestos y vigencia, envíalas al cliente para su aprobación y conviértelas en factura de venta en pocos clics.</p>

La **Cotización** (Quotation) es el presupuesto formal que entregas al cliente con los precios de productos y servicios. Usa la cotización cuando el cliente pregunta "¿cuánto cuesta?" y necesita un documento oficial para aprobar internamente. Una vez aprobada, se convierte y pasa a la facturación.

[[roles: Empresa, Colaborador]]

!image[Lista de cotizaciones con cliente, fecha, vencimiento, valores y estado en el ERP Instfy](/assets/img/erp/quotation.webp)

## Antes de empezar

- **Cliente registrado** en *Accounting > Customers*. Consulta [Contabilidad](#/accounting).
- **Ítems registrados** en *Product & Service > Items*, con precio e impuesto correctos. Consulta [Productos y servicios](#/product-service).
- **Impuestos, categorías y unidades** definidos en *Product & Service > System Setup*.
- **Correo de la empresa** configurado en *Settings > Email Settings*, si vas a enviar la cotización desde el sistema. Consulta [Configuración](#/settings).

**Ruta en el menú:** *Quotation* (Cotizaciones)

## Crear una cotización

La cotización reúne los ítems y el valor total en un documento numerado.

**Ruta en el menú:** *Quotation*

<ol class="steps">
<li>Abre <strong>Quotation</strong> en el menú lateral.</li>
<li>Haz clic en <strong>Create</strong> (o en el ícono <strong>+</strong>).</li>
<li>Selecciona el <strong>cliente</strong> e indica la fecha de la cotización y, cuando corresponda, la vigencia.</li>
<li>Agrega los ítems: elige el producto o servicio, ajusta la cantidad y revisa precio, impuesto y descuento.</li>
<li>Revisa el total calculado e incluye observaciones, si lo necesitas.</li>
<li>Haz clic en <strong>Save</strong>. La cotización entra en la lista con número propio.</li>
</ol>

:::note
La cotización usa el registro de [Productos y servicios](#/product-service). Los precios e impuestos actualizados ahí aparecen correctos aquí, sin trabajo extra.
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## Enviar la cotización al cliente

**Ruta en el menú:** *Quotation*

<ol class="steps">
<li>En la lista, abre la cotización (ícono de ver) y revisa el documento final.</li>
<li>Usa la acción de enviar para mandarla por correo electrónico, o descárgala/imprímela para enviarla por otro canal.</li>
<li>Sigue el estado en la lista para saber qué está esperando respuesta.</li>
</ol>

:::tip
Acuerda con el cliente un plazo de respuesta y anótalo en el campo de observaciones. Así evitas cotizaciones olvidadas con precios desactualizados.
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## Actualizar el estado de la cotización

Registrar la respuesta del cliente mantiene organizada tu cartera de presupuestos.

**Ruta en el menú:** *Quotation*

<ol class="steps">
<li>Abre la cotización respondida.</li>
<li>Cambia el estado según la respuesta del cliente, como aceptada o rechazada.</li>
<li>Si el cliente pide cambios, edita la cotización, guarda y vuelve a enviarla.</li>
</ol>

## Convertir la cotización en factura

Con la cotización aprobada, conviértela para facturar al cliente sin volver a digitar ítems y valores.

**Ruta en el menú:** *Quotation*

<ol class="steps">
<li>Abre la cotización aprobada.</li>
<li>Haz clic en la acción de convertir (Convert) disponible en la cotización.</li>
<li>Revisa el documento generado: cliente, ítems, fechas y total.</li>
<li>Guarda. La factura pasa a aparecer en <strong>Sales Invoice > Sales Invoice</strong>, vinculada a la cotización de origen.</li>
</ol>

:::warn
Después de convertirla, haz los cambios de valor en la factura, no en la cotización. Así el documento de cobro siempre queda como la fuente oficial.
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## Flujo completo

**Negocio en el CRM > Cotización > Aprobación > Factura de venta > Pago del cliente > Reportes**

1. La oportunidad nace en el [CRM](#/crm).
2. El precio se formaliza en la cotización.
3. Aprobada, la cotización se convierte en [factura de venta](#/sales-invoice).
4. El cobro se registra en *Accounting > Customer Payments* ([Contabilidad](#/accounting)).
5. El resultado aparece en [Partida doble](#/double-entry) y en los paneles.

## Preguntas frecuentes

### ¿Cotización y propuesta son lo mismo?

Son parecidas, pero están en menús diferentes: *Quotation* y *Proposal*. Ambas listan ítems y precios para que el cliente los apruebe. Elige la que se ajuste a tu proceso; si tu empresa solo necesita un presupuesto simple, la cotización es suficiente.

### ¿La cotización descuenta del inventario?

No. La cotización es solo un presupuesto. Los movimientos de inventario ocurren en ventas concretadas, compras, devoluciones y transferencias entre almacenes.

### ¿Puedo reutilizar una cotización para otro cliente?

Sí. Usa la acción de duplicar, cuando esté disponible en la lista, cambia el cliente y ajusta los ítems. Si prefieres, crea una nueva cotización desde cero.

### ¿Qué pasa con la cotización después de convertirla?

Sigue en la lista como registro histórico y queda identificada como convertida. El cobro pasa a hacerse mediante la factura de venta generada.

### ¿Por qué el impuesto no aparece en el ítem?

Porque el impuesto no se asoció al ítem en el registro. Abre el ítem en *Product & Service > Items*, selecciona el impuesto correcto y guarda. En la próxima cotización vendrá completado.

## Próximos pasos

Una vez aprobada la cotización, sigue con la factura y el cobro.

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sales-invoice, proposal, crm, product-service, accounting
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