# Facturas de venta y devoluciones

<p class="lead">Emite facturas de venta, registra el pago del cliente, gestiona devoluciones y sigue lo que está pagado, pendiente o vencido.</p>

La **Factura de venta** (Sales Invoice) es el documento de cobro emitido al cliente. Es lo que convierte una venta en una cuenta por cobrar y alimenta los reportes financieros. Cuando el cliente devuelve mercancía o parte de lo que compró, registras una **devolución de venta** (Sales Invoice Returns) vinculada a la factura original.

[[roles: Empresa, Colaborador]]

!image[Lista de facturas de venta con cliente, vencimiento, valor, saldo y estado en el ERP Instfy](/assets/img/erp/sales-invoice.webp)

## Antes de empezar

- **Cliente registrado** en *Accounting > Customers*. Consulta [Contabilidad](#/accounting).
- **Ítems registrados** en *Product & Service > Items*, con precio e impuesto. Consulta [Productos y servicios](#/product-service).
- **Cuenta bancaria** registrada en *Accounting > Banking*, para registrar dónde entró el dinero.
- **Almacén (warehouse)** registrado en *Purchase > Warehouses*, si vendes productos con inventario. Consulta [Compras e inventario](#/purchase).
- **Moneda y correo electrónico** configurados en *Settings*. Consulta [Configuración](#/settings).

| Menú | Para qué sirve |
|---|---|
| *Sales Invoice > Sales Invoice* | Emitir y seguir facturas de venta |
| *Sales Invoice > Sales Invoice Returns* | Registrar devoluciones de clientes |
| *Accounting > Customer Payments* | Registrar cobros de los clientes |

## Emitir una factura de venta

**Ruta en el menú:** *Sales Invoice > Sales Invoice*

<ol class="steps">
<li>Abre <strong>Sales Invoice > Sales Invoice</strong>.</li>
<li>Haz clic en <strong>Create</strong> (o en el ícono <strong>+</strong>).</li>
<li>Selecciona el <strong>cliente</strong> e indica las fechas de emisión y de vencimiento.</li>
<li>Si el formulario lo pide, elige el almacén del que saldrán los productos.</li>
<li>Agrega los ítems con cantidad, precio, impuesto y descuento. Revisa el total calculado.</li>
<li>Haz clic en <strong>Save</strong>. La factura aparece en la lista con número propio y estado inicial.</li>
</ol>

:::tip
Si la venta empezó en una [propuesta](#/proposal) o [cotización](#/quotation) aprobada, no crees la factura desde cero: usa la acción de convertir en el documento de origen. El cliente y los ítems vienen completados.
:::

## Enviar la factura al cliente

**Ruta en el menú:** *Sales Invoice > Sales Invoice*

<ol class="steps">
<li>Abre la factura en la lista (ícono de ver).</li>
<li>Revisa los datos del cliente, ítems, impuestos y vencimiento.</li>
<li>Usa la acción de enviar para mandarla por correo electrónico, o descarga/imprime el documento.</li>
<li>Después del envío, el estado de la factura se actualiza.</li>
</ol>

## Registrar el pago del cliente

Emitir la factura no la marca como pagada. Registra cada cobro para que el saldo pendiente y la caja queden correctos.

**Ruta en el menú:** *Accounting > Customer Payments*

<ol class="steps">
<li>Abre <strong>Accounting > Customer Payments</strong>.</li>
<li>Haz clic en <strong>Create</strong> (o en el ícono <strong>+</strong>).</li>
<li>Selecciona el <strong>cliente</strong> y la factura que se está pagando.</li>
<li>Indica el valor recibido, la fecha y la cuenta bancaria donde entró el dinero.</li>
<li>Haz clic en <strong>Save</strong>. La factura pasa a parcialmente pagada o pagada, según el valor.</li>
</ol>

:::note
Si la pantalla de la propia factura ofrece una acción para agregar un pago, tiene el mismo efecto. El registro también aparece en *Accounting > Customer Payments*.
:::

## Seguir el estado de las facturas

Usa los estados para organizar la cobranza.

| Estado | Qué significa |
|---|---|
| Borrador | Factura creada, todavía no enviada |
| Enviada | Emitida y esperando pago |
| Parcialmente pagada | Ya se recibió parte del valor |
| Pagada | Valor liquidado en su totalidad |
| Vencida | Pasó el vencimiento sin pago total |

Los nombres exactos pueden variar según el idioma de la interfaz.

:::warn
Filtra la lista por las facturas vencidas al menos una vez por semana. Es la forma más rápida de organizar la cobranza y evitar que la morosidad se acumule.
:::

## Registrar una devolución de venta

Usa la devolución cuando el cliente devuelve productos o cuando parte de la venta debe deshacerse. Mantiene el historial vinculado a la factura original.

**Ruta en el menú:** *Sales Invoice > Sales Invoice Returns*

<ol class="steps">
<li>Abre <strong>Sales Invoice > Sales Invoice Returns</strong>.</li>
<li>Haz clic en <strong>Create</strong> (o en el ícono <strong>+</strong>).</li>
<li>Selecciona el cliente y la factura de venta de origen.</li>
<li>Indica los ítems y las cantidades devueltas y, si corresponde, el motivo.</li>
<li>Haz clic en <strong>Save</strong>. La devolución entra en la lista vinculada a la factura.</li>
</ol>

:::note
Para devolver dinero o dejar crédito a favor del cliente, usa también *Accounting > Credit Notes* (notas de crédito). Consulta [Contabilidad](#/accounting).
:::

## Flujo completo

**Propuesta o Cotización > Factura de venta > Pago del cliente > Devolución (si la hay) > Reportes**

1. La oferta aprobada en [Propuestas](#/proposal) o [Cotizaciones](#/quotation) se convierte en factura.
2. La factura se envía y se sigue por estado.
3. El cobro se registra en *Accounting > Customer Payments*.
4. Las devoluciones entran en *Sales Invoice Returns* y, cuando hay reembolso o crédito, en *Credit Notes*.
5. Todo aparece en los reportes de [Contabilidad](#/accounting) y [Partida doble](#/double-entry).

## Preguntas frecuentes

### ¿Por qué mi factura sigue como no pagada?

Porque el pago todavía no se registró. Emitir la factura crea la cuenta por cobrar, pero el estado solo cambia cuando registras el cobro en *Accounting > Customer Payments* o mediante la acción de pago en la propia factura.

### ¿Puedo registrar un pago parcial?

Sí. Indica solo el valor recibido. La factura queda como parcialmente pagada y el saldo restante sigue pendiente hasta el próximo pago.

### ¿Cuál es la diferencia entre devolución de venta y nota de crédito?

La devolución de venta (*Sales Invoice Returns*) registra los ítems que volvieron, vinculada a la factura de origen. La nota de crédito (*Accounting > Credit Notes*) registra el valor que le debes al cliente, ya sea para reembolso o para descontar en compras futuras.

### ¿Puedo convertir una cotización en factura?

Sí. Abre la cotización o la propuesta aprobada y usa la acción de convertir. La factura se crea con el mismo cliente y los mismos ítems.

### ¿La factura descuenta del inventario?

En los productos vendidos desde un almacén, la venta mueve el inventario de ese almacén. Los servicios no mueven inventario. Revisa los saldos en [Compras e inventario](#/purchase).

## Próximos pasos

Con las facturas y los cobros al día, sigue el resultado en las finanzas.

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accounting, quotation, proposal, double-entry, dashboards
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