# Usuarios y perfiles

<p class="lead">Crea perfiles con permisos por módulo, invita usuarios, restablece contraseñas y desactiva accesos en User Management.</p>

En **User Management** (gestión de usuarios) el administrador de la empresa incorpora al equipo al sistema de forma segura. Primero creas los **perfiles** (Roles), que definen lo que cada cargo puede hacer, y después registras los **usuarios** (Users), asignando un perfil a cada uno.

[[roles: Empresa]]

!image[Lista de usuarios en User Management > Users con correo, teléfono, perfil y estado](/assets/img/erp/user-management.webp)

## Antes de empezar

- Entra con el usuario **Empresa**.
- Lee [Perfiles y permisos](#/user-roles) para entender los tipos de usuario y la lógica de acceso.
- Configura el envío de correo en *Settings > Email Settings*, para que los avisos y la recuperación de contraseña funcionen. Consulta [Integraciones](#/integrations).

## Crear un perfil

Crea un perfil por cargo para no tener que configurar permisos persona por persona.

**Ruta en el menú:** *User Management > Roles* (Perfiles)

<ol class="steps">
<li>Abre <strong>User Management > Roles</strong>.</li>
<li>Haz clic en <strong>Create</strong> o <strong>+</strong>.</li>
<li>Dale un <strong>nombre</strong> claro al perfil, como Finanzas, Ventas o RR. HH.</li>
<li>Marca los <strong>permisos</strong> de cada módulo al que debe acceder el perfil, por ejemplo ver, crear, editar y eliminar.</li>
<li>Haz clic en <strong>Save</strong>. El perfil aparece en la lista y ya se puede asignar a usuarios.</li>
</ol>

:::tip
Empieza con pocos permisos y amplía cuando alguien lo necesite. Es más seguro que habilitar todo e intentar restringir después.
:::

## Editar los permisos de un perfil

<ol class="steps">
<li>Abre <strong>User Management > Roles</strong>.</li>
<li>Haz clic en <strong>Edit</strong> en el perfil deseado.</li>
<li>Marca o desmarca los permisos.</li>
<li>Haz clic en <strong>Save</strong>. El cambio se aplica a todos los usuarios con ese perfil.</li>
</ol>

## Invitar a un usuario

**Ruta en el menú:** *User Management > Users* (Usuarios)

<ol class="steps">
<li>Abre <strong>User Management > Users</strong>.</li>
<li>Haz clic en <strong>Create</strong> o <strong>+</strong>.</li>
<li>Completa los datos del usuario, como <strong>nombre</strong> y <strong>correo electrónico</strong>, y define la contraseña de acceso cuando el formulario lo pida.</li>
<li>Elige el <strong>perfil</strong> (Role) del usuario.</li>
<li>Haz clic en <strong>Save</strong>. Comparte con la persona la dirección https://erp.instfy.com/login y el correo registrado.</li>
</ol>

:::warn
No envíes contraseñas por canales inseguros. Es preferible que la persona defina su propia contraseña con la opción de olvidé mi contraseña en la pantalla de inicio de sesión.
:::

La cantidad de usuarios puede depender de tu plan. Si no puedes crear más usuarios, consulta [Plan y suscripción](#/plan).

## Restablecer la contraseña de un usuario

Úsalo cuando un colaborador olvidó su contraseña y no puede recuperarla por correo electrónico.

<ol class="steps">
<li>Abre <strong>User Management > Users</strong>.</li>
<li>Busca al usuario en la lista.</li>
<li>Abre las acciones del usuario y elige la opción para restablecer la contraseña, si está disponible, o haz clic en <strong>Edit</strong>.</li>
<li>Define la nueva contraseña y haz clic en <strong>Save</strong>.</li>
<li>Avisa a la persona y pídele que cambie la contraseña en su próximo acceso.</li>
</ol>

## Desactivar o eliminar un usuario

Cuando alguien deja la empresa, bloquea su acceso el mismo día.

<ol class="steps">
<li>Abre <strong>User Management > Users</strong> y busca al usuario.</li>
<li>Si la pantalla ofrece la opción de desactivar o bloquear el inicio de sesión, úsala. Así se conserva el historial.</li>
<li>Si no existe esa opción, cambia la contraseña del usuario o asígnale un perfil sin permisos.</li>
<li>Usa <strong>Delete</strong> solo para usuarios creados por error y sin registros.</li>
</ol>

:::note
Es preferible desactivar a eliminar. Los registros creados por la persona siguen vinculados a su nombre, y eso ayuda en las auditorías.
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## Preguntas frecuentes

### ¿Puedo asignar el mismo perfil a varias personas?

Sí. Ese es el uso recomendado: crea un perfil por cargo y asígnalo a todos los que cumplen esa función.

### El usuario no ve un módulo que debería ver. ¿Qué hago?

Verifica que su perfil tenga permiso en ese módulo en *User Management > Roles* y que el módulo forme parte de tu plan. Después pide a la persona que cierre sesión y vuelva a entrar.

### ¿Hay un límite de usuarios?

El límite depende del plan contratado. Consulta los detalles en *Plan > Setup Subscription Plan* y en [Plan y suscripción](#/plan).

### ¿Cómo sé quién registró cada dato?

Da un inicio de sesión individual a cada persona y no compartas usuarios. Así los registros quedan asociados a quien los creó.

## Próximos pasos

Con el equipo registrado, empieza con los registros base y conecta las integraciones.

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user-roles, integrations, accounting, erp-onboarding
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