# Compliance e obrigações: como se organizar no ERP Instfy

<p class="lead">Aprenda a manter contratos, acessos, registros financeiros e documentos de pessoal organizados no ERP Instfy, para chegar em qualquer auditoria com tudo à mão.</p>

!image[Compliance, contratos e licenças sob controle](/assets/img/solucoes/compliance-2.webp)

Este guia mostra, passo a passo, como usar o ERP Instfy para se manter organizado diante de obrigações do dia a dia: licenças e alvarás (business licenses), rotinas de compliance, documentos de legislação trabalhista (labor law), comprovantes de seguro (workers compensation, business insurance, cyber insurance) e consentimentos. Assim, quando um pedido chega, você encontra o registro em minutos.

!image[Painel de contratos, documentos e acessos organizados no ERP Instfy]

:::note
Este material ajuda você a se **organizar e manter registros** dentro do ERP Instfy. Não é aconselhamento jurídico, contábil ou fiscal. Para saber quais obrigações se aplicam ao seu negócio, consulte um advogado ou contador.
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## 1. Guardar contratos e documentos

Contratos e comprovantes espalhados por e-mails e pastas somem quando você mais precisa. Reúna tudo em um lugar só e vincule cada arquivo ao cliente ou fornecedor certo.

**Caminho no menu:** *Contratos* + *Biblioteca de mídia*

<ol class="steps">
<li>Abra <strong>Contratos</strong> e clique em <strong>+ Criar</strong> para registrar o acordo, com <strong>Cliente</strong>, <strong>Valor</strong>, <strong>Data de início</strong> e <strong>Data de fim</strong>.</li>
<li>Na aba <strong>Anexos</strong> do contrato, clique em <strong>Enviar arquivo</strong> e suba o PDF assinado, a apólice de seguro ou a licença.</li>
<li>Abra <strong>Biblioteca de mídia</strong> e crie <strong>pastas</strong> por tema (Licenças, Seguros, Contratos, Certidões).</li>
<li>Clique em <strong>Enviar</strong> para guardar cópias das apólices (business insurance, cyber insurance) e dos alvarás nessas pastas.</li>
<li>Renomeie cada arquivo com data e assunto (por exemplo: 2026-Alvara-Funcionamento) para localizar depois.</li>
</ol>

:::tip
Use sempre a **Data de fim** do contrato e a data no nome do arquivo da licença. Assim você identifica com antecedência o que precisa ser renovado antes de vencer.
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## 2. Controlar acessos e proteger dados

Quem pode ver folha de pagamento, contratos e dados de clientes? Limitar acessos reduz risco e ajuda a demonstrar cuidado com informações sensíveis.

**Caminho no menu:** *Gestão de usuários*

<ol class="steps">
<li>Abra <strong>Gestão de usuários</strong> e clique em <strong>+ Criar</strong> para cadastrar cada pessoa da equipe.</li>
<li>Atribua a cada usuário uma <strong>Função (role)</strong> que corresponda ao trabalho dela (financeiro, RH, vendas).</li>
<li>Em <strong>Permissões</strong>, marque apenas os módulos que a função precisa acessar e desmarque o resto.</li>
<li>Revise a lista periodicamente e <strong>desative</strong> usuários que saíram da empresa.</li>
<li>Registre no campo de <strong>observações</strong> quando e por que um acesso foi concedido ou removido.</li>
</ol>

## 3. Manter registros financeiros para auditoria

Uma auditoria pede lançamentos rastreáveis e documentos de suporte. Manter a contabilidade em dia deixa cada valor explicável.

**Caminho no menu:** *Contabilidade*

<ol class="steps">
<li>Abra <strong>Contabilidade</strong> e confira se o <strong>plano de contas</strong> reflete suas categorias de receita e despesa.</li>
<li>Registre cada movimentação com <strong>data</strong>, <strong>valor</strong>, <strong>conta</strong> e uma <strong>descrição</strong> clara.</li>
<li>Anexe o <strong>comprovante</strong> (nota, recibo, boleto) ao lançamento correspondente.</li>
<li>Gere os <strong>relatórios</strong> por período e exporte-os para o arquivo do exercício.</li>
<li>Concilie os saldos com o extrato bancário antes de fechar cada mês.</li>
</ol>

:::tip
Feche a contabilidade em um dia fixo do mês. Um fechamento com rotina evita acúmulo e deixa os registros prontos para qualquer verificação.
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## 4. Organizar documentos e registros de funcionários

Contratos de trabalho, comprovantes e datas importantes precisam ficar reunidos por pessoa. Isso ajuda no cumprimento de obrigações de legislação trabalhista.

**Caminho no menu:** *RH*

<ol class="steps">
<li>Abra <strong>RH</strong> e cadastre cada funcionário com <strong>dados pessoais</strong>, <strong>cargo</strong> e <strong>data de admissão</strong>.</li>
<li>Na ficha da pessoa, use a área de <strong>documentos</strong> para anexar contrato, identidade e comprovantes.</li>
<li>Registre <strong>afastamentos, férias e treinamentos</strong> nas abas correspondentes.</li>
<li>Guarde os comprovantes ligados a workers compensation na ficha do funcionário certo.</li>
<li>Revise as fichas periodicamente para conferir se falta algum documento obrigatório.</li>
</ol>

## 5. Padronizar consentimentos e checklists

Coletar aceites e seguir checklists sempre da mesma forma cria uma trilha consistente. Um formulário reutilizável garante que nada seja esquecido.

**Caminho no menu:** *Construtor de formulários*

<ol class="steps">
<li>Abra <strong>Construtor de formulários</strong> e clique em <strong>+ Criar</strong>.</li>
<li>Dê um <strong>Nome</strong> ao formulário (por exemplo: Consentimento de dados ou Checklist de admissão).</li>
<li>Arraste os campos: <strong>Caixa de seleção</strong> para o aceite, <strong>Texto</strong>, <strong>Data</strong> e <strong>Anexo</strong>.</li>
<li>Marque como <strong>Obrigatórios</strong> os campos essenciais e clique em <strong>Salvar</strong>.</li>
<li>Use <strong>Publicar</strong> e compartilhe o link; cada envio fica registrado com data e hora.</li>
</ol>

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contract, user-management, accounting, hrm, media-library
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