# Operação e processos: como organizar no ERP Instfy

<p class="lead">Aprenda a colocar a operação em ordem no ERP Instfy: estruture projetos, padronize processos com checklists, controle o estoque e acompanhe a produtividade em um só lugar.</p>

!image[Operação organizada, com processos claros](/assets/img/solucoes/operations.webp)

Este guia mostra, passo a passo, como transformar rotina em processo dentro do ERP Instfy. Use estas seções para montar seus procedimentos operacionais padrão (SOP), o manual de operações, a gestão de estoque (inventory management), a gestão de projetos (project management) e o fluxo de trabalho (workflow management) da equipe.

!image[Painel de projetos e processos no ERP Instfy]

## 1. Estruturar o trabalho em projetos e tarefas

Todo trabalho com escopo e prazo começa como projeto. Assim você reúne tarefas, equipe e etapas em um lugar só e não perde o controle da operação.

**Caminho no menu:** *Projetos*

<ol class="steps">
<li>Abra <strong>Projetos</strong> e clique em <strong>+ Criar</strong> no canto superior direito.</li>
<li>Preencha <strong>Nome</strong>, <strong>Cliente</strong> e <strong>Orçamento</strong>, e defina a <strong>Data de início</strong> e a <strong>Data de término</strong>.</li>
<li>Adicione os <strong>Membros da equipe</strong> que vão participar e clique em <strong>Salvar</strong>.</li>
<li>Abra o projeto e crie as <strong>Etapas</strong> (por exemplo: A fazer, Fazendo, Concluído) na aba do quadro.</li>
<li>Clique em <strong>+ Criar tarefa</strong>, preencha <strong>Título</strong>, <strong>Responsável</strong>, <strong>Etapa</strong>, <strong>Prioridade</strong> e <strong>Prazo</strong>, e salve.</li>
<li>Arraste as tarefas entre as etapas conforme o trabalho avança; o progresso do projeto atualiza sozinho.</li>
</ol>

:::tip
Sempre preencha o **Orçamento** do projeto. É esse campo que permite comparar depois o custo das horas apontadas com o valor planejado.
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## 2. Padronizar processos com formulários e checklists

Processos que dependem da memória das pessoas falham. Transforme cada rotina em um formulário ou checklist reutilizável para garantir que todo mundo siga o mesmo padrão.

**Caminho no menu:** *Construtor de formulários*

<ol class="steps">
<li>Abra <strong>Construtor de formulários</strong> e clique em <strong>+ Criar</strong>.</li>
<li>Dê um <strong>Nome</strong> ao formulário (por exemplo: Checklist de abertura de loja) e salve para abrir o editor.</li>
<li>Arraste os campos que precisar: <strong>Caixa de seleção</strong> para itens de checklist, <strong>Texto</strong>, <strong>Data</strong> e <strong>Anexo</strong>.</li>
<li>Marque como <strong>Obrigatórios</strong> os campos que não podem ficar em branco e clique em <strong>Salvar</strong>.</li>
<li>Use <strong>Pré-visualizar</strong> para testar o preenchimento e depois <strong>Publicar</strong> o formulário para a equipe.</li>
<li>Compartilhe o link ou incorpore o formulário para que cada execução do processo fique registrada.</li>
</ol>

:::tip
Padronize os nomes dos formulários com um prefixo de processo (SOP - Vendas, SOP - Estoque). Fica muito mais fácil localizar cada procedimento operacional padrão depois.
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## 3. Controlar o estoque

Manter o estoque atualizado evita venda de item indisponível e compra em excesso. No ERP Instfy o controle começa no cadastro de produtos e serviços.

**Caminho no menu:** *Produtos e serviços*

<ol class="steps">
<li>Abra <strong>Produtos e serviços</strong> e clique em <strong>+ Criar</strong>.</li>
<li>Preencha <strong>Nome</strong>, <strong>SKU</strong>, <strong>Preço de venda</strong> e <strong>Preço de custo</strong>.</li>
<li>Informe a <strong>Quantidade em estoque</strong> inicial e defina o <strong>Estoque mínimo</strong> de alerta.</li>
<li>Clique em <strong>Salvar</strong>. O item passa a aparecer na lista com o nível de estoque atual.</li>
<li>Acompanhe a coluna de <strong>Quantidade</strong> e reponha os itens que ficarem abaixo do estoque mínimo.</li>
</ol>

## 4. Apontar horas e produtividade

O apontamento de horas mostra quanto tempo cada tarefa realmente consome. É a base para medir produtividade e comparar custo com orçamento.

**Caminho no menu:** *Apontamento de horas*

<ol class="steps">
<li>Abra <strong>Apontamento de horas</strong> e clique em <strong>+ Criar</strong>.</li>
<li>Selecione o <strong>Projeto</strong> e a <strong>Tarefa</strong> em que trabalhou.</li>
<li>Informe a <strong>Data</strong> e a <strong>Quantidade de horas</strong>, e descreva a atividade realizada.</li>
<li>Clique em <strong>Salvar</strong>. As horas são somadas ao projeto e ao responsável.</li>
<li>Repita a cada jornada para manter o histórico de produtividade sempre completo.</li>
</ol>

## 5. Acompanhar a operação

Com projetos, processos, estoque e horas em dia, o painel reúne tudo para você decidir com dados antes que algo saia do prazo.

**Caminho no menu:** *Dashboard > Projetos*

<ol class="steps">
<li>Abra <strong>Dashboard > Projetos</strong>.</li>
<li>Verifique o <strong>Progresso</strong> de cada projeto (percentual de tarefas concluídas).</li>
<li>Compare as <strong>Horas apontadas</strong> com o orçamento planejado.</li>
<li>Identifique os projetos com <strong>prazo próximo</strong> ou etapas atrasadas.</li>
<li>Redistribua tarefas ou reforce a equipe onde o progresso estiver travado.</li>
</ol>

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project, form-builder, product-service, timesheet, dashboards
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