# Cotações (orçamentos)

<p class="lead">Monte cotações com itens, impostos e validade, envie ao cliente para aprovação e converta em fatura de venda em poucos cliques.</p>

A **Cotação** (Quotation) é o orçamento formal que você entrega ao cliente com os preços de produtos e serviços. Use a cotação quando o cliente pede "quanto fica?" e precisa de um documento oficial para aprovar internamente. Depois de aprovada, ela é convertida e segue para o faturamento.

[[roles: Empresa, Colaborador]]

!image[Lista de cotações com cliente, data, vencimento, valores e status no ERP Instfy](/assets/img/erp/quotation.webp)

## Antes de começar

- **Cliente cadastrado** em *Accounting > Customers*. Veja [Contabilidade](#/accounting).
- **Itens cadastrados** em *Product & Service > Items*, com preço e imposto corretos. Veja [Produtos e serviços](#/product-service).
- **Impostos, categorias e unidades** definidos em *Product & Service > System Setup*.
- **E-mail da empresa** configurado em *Settings > Email Settings*, se for enviar a cotação pelo sistema. Veja [Configurações](#/settings).

**Caminho no menu:** *Quotation* (Cotações)

## Criar uma cotação

A cotação reúne os itens e o valor total em um documento numerado.

**Caminho no menu:** *Quotation*

<ol class="steps">
<li>Abra <strong>Quotation</strong> no menu lateral.</li>
<li>Clique em <strong>Create</strong> (ou no ícone <strong>+</strong>).</li>
<li>Selecione o <strong>cliente</strong> e informe a data da cotação e, quando houver, a validade.</li>
<li>Adicione os itens: escolha o produto ou serviço, ajuste a quantidade e confira preço, imposto e desconto.</li>
<li>Revise o total calculado e inclua observações, se precisar.</li>
<li>Clique em <strong>Save</strong>. A cotação entra na lista com número próprio.</li>
</ol>

:::note
A cotação usa o cadastro de [Produtos e serviços](#/product-service). Preços e impostos atualizados lá aparecem corretos aqui, sem retrabalho.
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## Enviar a cotação ao cliente

**Caminho no menu:** *Quotation*

<ol class="steps">
<li>Na lista, abra a cotação (ícone de visualizar) e confira o documento final.</li>
<li>Use a ação de enviar para mandar por e-mail, ou baixe/imprima para enviar por outro canal.</li>
<li>Acompanhe o status na lista para saber o que está aguardando resposta.</li>
</ol>

:::tip
Combine com o cliente um prazo de resposta e anote no campo de observações. Isso evita cotações esquecidas com preços desatualizados.
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## Atualizar o status da cotação

Registrar a resposta do cliente mantém sua carteira de orçamentos organizada.

**Caminho no menu:** *Quotation*

<ol class="steps">
<li>Abra a cotação respondida.</li>
<li>Altere o status conforme a resposta do cliente, como aceita ou recusada.</li>
<li>Se o cliente pedir mudanças, edite a cotação, salve e reenvie.</li>
</ol>

## Converter a cotação em fatura

Com a cotação aprovada, converta-a para faturar o cliente sem redigitar itens e valores.

**Caminho no menu:** *Quotation*

<ol class="steps">
<li>Abra a cotação aprovada.</li>
<li>Clique na ação de converter (Convert) disponível na cotação.</li>
<li>Revise o documento gerado: cliente, itens, datas e total.</li>
<li>Salve. A fatura passa a constar em <strong>Sales Invoice > Sales Invoice</strong>, ligada à cotação de origem.</li>
</ol>

:::warn
Depois de convertida, trate as alterações de valor na fatura, não na cotação. Assim o documento de cobrança fica sempre como a fonte oficial.
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## Fluxo completo

**Negócio no CRM > Cotação > Aprovação > Fatura de venda > Pagamento do cliente > Relatórios**

1. A oportunidade nasce no [CRM](#/crm).
2. O preço é formalizado na cotação.
3. Aprovada, a cotação é convertida em [fatura de venda](#/sales-invoice).
4. O recebimento é registrado em *Accounting > Customer Payments* ([Contabilidade](#/accounting)).
5. O resultado aparece em [Partidas dobradas](#/double-entry) e nos painéis.

## Perguntas frequentes

### Cotação e proposta são a mesma coisa?

São parecidas, mas ficam em menus diferentes: *Quotation* e *Proposal*. Ambas listam itens e preços para o cliente aprovar. Escolha a que se encaixa no seu processo; se a sua empresa só precisa de um orçamento simples, a cotação basta.

### A cotação dá baixa no estoque?

Não. A cotação é apenas um orçamento. Movimentações de estoque acontecem em vendas efetivadas, compras, devoluções e transferências entre depósitos.

### Posso reaproveitar uma cotação para outro cliente?

Sim. Use a ação de duplicar, quando disponível na lista, troque o cliente e ajuste os itens. Se preferir, crie uma nova cotação do zero.

### O que acontece com a cotação depois de convertida?

Ela continua na lista como registro histórico e fica identificada como convertida. A cobrança passa a ser feita pela fatura de venda gerada.

### Por que o imposto não aparece no item?

Porque o imposto não foi associado ao item no cadastro. Abra o item em *Product & Service > Items*, selecione o imposto correto e salve. Na próxima cotação ele virá preenchido.

## Próximos passos

Aprovada a cotação, siga para a fatura e o recebimento.

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sales-invoice, proposal, crm, product-service, accounting
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