Compliance e obrigações: como se organizar no ERP Instfy

Aprenda a manter contratos, acessos, registros financeiros e documentos de pessoal organizados no ERP Instfy, para chegar em qualquer auditoria com tudo à mão.

Este guia mostra, passo a passo, como usar o ERP Instfy para se manter organizado diante de obrigações do dia a dia: licenças e alvarás (business licenses), rotinas de compliance, documentos de legislação trabalhista (labor law), comprovantes de seguro (workers compensation, business insurance, cyber insurance) e consentimentos. Assim, quando um pedido chega, você encontra o registro em minutos.

1. Guardar contratos e documentos

Contratos e comprovantes espalhados por e-mails e pastas somem quando você mais precisa. Reúna tudo em um lugar só e vincule cada arquivo ao cliente ou fornecedor certo.

Caminho no menu: Contratos + Biblioteca de mídia

1. Abra Contratos e clique em + Criar para registrar o acordo, com Cliente, Valor, Data de início e Data de fim.
2. Na aba Anexos do contrato, clique em Enviar arquivo e suba o PDF assinado, a apólice de seguro ou a licença.
3. Abra Biblioteca de mídia e crie pastas por tema (Licenças, Seguros, Contratos, Certidões).
4. Clique em Enviar para guardar cópias das apólices (business insurance, cyber insurance) e dos alvarás nessas pastas.
5. Renomeie cada arquivo com data e assunto (por exemplo: 2026-Alvara-Funcionamento) para localizar depois.

2. Controlar acessos e proteger dados

Quem pode ver folha de pagamento, contratos e dados de clientes? Limitar acessos reduz risco e ajuda a demonstrar cuidado com informações sensíveis.

Caminho no menu: Gestão de usuários

1. Abra Gestão de usuários e clique em + Criar para cadastrar cada pessoa da equipe.
2. Atribua a cada usuário uma Função (role) que corresponda ao trabalho dela (financeiro, RH, vendas).
3. Em Permissões, marque apenas os módulos que a função precisa acessar e desmarque o resto.
4. Revise a lista periodicamente e desative usuários que saíram da empresa.
5. Registre no campo de observações quando e por que um acesso foi concedido ou removido.

3. Manter registros financeiros para auditoria

Uma auditoria pede lançamentos rastreáveis e documentos de suporte. Manter a contabilidade em dia deixa cada valor explicável.

Caminho no menu: Contabilidade

1. Abra Contabilidade e confira se o plano de contas reflete suas categorias de receita e despesa.
2. Registre cada movimentação com data, valor, conta e uma descrição clara.
3. Anexe o comprovante (nota, recibo, boleto) ao lançamento correspondente.
4. Gere os relatórios por período e exporte-os para o arquivo do exercício.
5. Concilie os saldos com o extrato bancário antes de fechar cada mês.

4. Organizar documentos e registros de funcionários

Contratos de trabalho, comprovantes e datas importantes precisam ficar reunidos por pessoa. Isso ajuda no cumprimento de obrigações de legislação trabalhista.

Caminho no menu: RH

1. Abra RH e cadastre cada funcionário com dados pessoais, cargo e data de admissão.
2. Na ficha da pessoa, use a área de documentos para anexar contrato, identidade e comprovantes.
3. Registre afastamentos, férias e treinamentos nas abas correspondentes.
4. Guarde os comprovantes ligados a workers compensation na ficha do funcionário certo.
5. Revise as fichas periodicamente para conferir se falta algum documento obrigatório.

5. Padronizar consentimentos e checklists

Coletar aceites e seguir checklists sempre da mesma forma cria uma trilha consistente. Um formulário reutilizável garante que nada seja esquecido.

Caminho no menu: Construtor de formulários

1. Abra Construtor de formulários e clique em + Criar.
2. Dê um Nome ao formulário (por exemplo: Consentimento de dados ou Checklist de admissão).
3. Arraste os campos: Caixa de seleção para o aceite, Texto, Data e Anexo.
4. Marque como Obrigatórios os campos essenciais e clique em Salvar.
5. Use Publicar e compartilhe o link; cada envio fica registrado com data e hora.