Financeiro e contabilidade: como organizar no ERP Instfy
Este guia mostra, passo a passo, como fazer a escrituracao (bookkeeping) e a contabilidade da sua empresa dentro do ERP Instfy: cadastrar contas bancarias, registrar receitas e despesas, emitir faturas, manter o plano de contas e gerar relatorios para o contador.
Use o ERP Instfy como seu software de contabilidade (accounting software) do dia a dia para organizar os numeros e chegar preparado na apuracao de impostos (tax preparation). Manter os lancamentos em ordem facilita calcular impostos da empresa (business taxes), identificar deducoes fiscais (tax deductions) e conferir tributos sobre vendas (sales tax).
Este material explica como usar o ERP Instfy e nao substitui orientacao contabil, fiscal ou juridica. Consulte seu contador antes de decisoes de impostos.
1. Cadastrar as contas bancarias
Antes de qualquer lancamento, cadastre onde o dinheiro entra e sai. Sem contas corretas, os saldos e os relatorios nao batem com os extratos.
Caminho no menu: Contabilidade > Contas bancarias
- No ERP Instfy, abra Contabilidade > Contas bancarias.
- Clique em + Criar.
- Preencha o Nome da conta (ex.: Conta Corrente Principal) e selecione o Banco.
- Informe o Numero da conta e o Saldo inicial atual.
- Clique em Salvar. A conta passa a aparecer nos formularios de receita, despesa e fatura.
Cadastre uma conta separada para cada banco e tambem para o dinheiro em caixa. Assim a conciliacao com os extratos fica direta.
2. Registrar receitas e despesas
A escrituracao comeca aqui: lance todo dinheiro que entra e sai para manter o caixa e os relatorios atualizados.
Caminho no menu: Contabilidade > Receitas / Despesas
- Abra Contabilidade > Receitas e clique em + Criar.
- Selecione a Conta que recebeu o valor e a Categoria da receita.
- Informe o Valor, a Data e uma Referencia (ex.: numero da fatura).
- Para saidas, abra Contabilidade > Despesas, clique em + Criar e selecione a Conta, a Categoria e o Fornecedor.
- Clique em Salvar. O saldo da conta e atualizado na hora.
Classifique cada despesa por categoria com cuidado. Categorias bem definidas facilitam localizar deducoes fiscais no fim do ano.
3. Emitir faturas e registrar pagamentos
Fature seus clientes e baixe os recebimentos para acompanhar quem ja pagou e quanto ainda esta em aberto.
Caminho no menu: Faturas de venda
- Abra Faturas de venda e clique em + Criar.
- Escolha o Cliente e adicione os Itens (produtos ou servicos) com quantidade e preco.
- Confira impostos e descontos e defina a Data de vencimento.
- Clique em Salvar e depois em Enviar para mandar a fatura ao cliente.
- Quando o cliente pagar, abra a fatura e clique em Registrar pagamento, informando conta, valor e data.
4. Manter o plano de contas e lancamentos
Para uma contabilidade completa em partidas dobradas, mantenha o plano de contas e registre lancamentos com debito e credito equilibrados.
Caminho no menu: Partidas dobradas
- Abra Partidas dobradas e va ate Plano de contas.
- Revise as contas existentes e clique em + Criar para adicionar uma nova (ex.: Ativo, Passivo, Receita, Despesa).
- Para lancar, abra Diario e clique em + Criar.
- Informe a Data, a conta de Debito, a conta de Credito e o Valor.
- Confira que debito e credito somam o mesmo total e clique em Salvar.
5. Gerar relatorios para o contador e impostos
No fechamento do periodo, gere os relatorios que seu contador precisa e que ajudam na apuracao de impostos.
Caminho no menu: Contabilidade > Relatorios
- Abra Contabilidade > Relatorios.
- Escolha o relatorio desejado (ex.: Receitas x Despesas, Balancete ou Livro-razao).
- Selecione o Periodo (mes, trimestre ou intervalo de datas).
- Se precisar, filtre por Conta ou Categoria.
- Clique em Gerar e depois em Exportar para enviar os dados ao contador.