Contratos
Crie contratos com clientes, organize por tipo, guarde anexos, colete assinatura e acompanhe vigência e renovação.
O módulo Contract (Contratos) centraliza os acordos formais com seus clientes: quem é a parte, o valor, o período de vigência, o escopo e os documentos. Use contratos para serviços recorrentes, fornecimentos de médio prazo ou qualquer acordo que precise de prazo e assinatura registrados.
Antes de começar
- Cliente cadastrado em Accounting > Customers. Veja Contabilidade.
- Tipos de contrato cadastrados em Contract > Contract Types (tarefa abaixo).
- Ajustes do módulo revisados em Settings > Contract Settings. Veja Configurações.
- E-mail da empresa configurado em Settings > Email Settings, se for enviar o contrato pelo sistema.
| Menu | Para que serve |
|---|---|
| Contract > Contracts | Criar e acompanhar contratos |
| Contract > Contract Types | Classificar contratos por tipo |
| Settings > Contract Settings | Preferências gerais do módulo |
Cadastrar tipos de contrato
Os tipos organizam a lista e os relatórios, por exemplo "Prestação de serviço", "Suporte mensal" ou "Locação".
Caminho no menu: Contract > Contract Types
- Abra Contract > Contract Types.
- Clique em Create (ou no ícone +).
- Informe o nome do tipo de contrato.
- Clique em Save. O tipo passa a aparecer no formulário de contratos.
Revisar as configurações de contrato
As preferências do módulo, como a numeração dos contratos, ficam em uma aba própria das Configurações.
Caminho no menu: Settings > Contract Settings
- Abra Settings e selecione a aba Contract Settings.
- Revise as opções disponíveis e ajuste conforme o padrão da sua empresa.
- Clique em Save Changes.
Criar um contrato
Caminho no menu: Contract > Contracts
- Abra Contract > Contracts.
- Clique em Create (ou no ícone +).
- Informe o assunto do contrato e selecione o cliente e o tipo de contrato.
- Preencha o valor e as datas de início e de término da vigência.
- Descreva o escopo e as condições acordadas no campo de descrição.
- Clique em Save. O contrato aparece na lista com o status inicial.
Sempre informe a data de término. É ela que mostra quais contratos estão perto de vencer e precisam de renovação.
Complementar o contrato: anexos, comentários e notas
Mantenha todo o histórico do acordo no próprio contrato, sem procurar arquivos em pastas ou e-mails.
Caminho no menu: Contract > Contracts
- Na lista, abra o contrato desejado (ícone de visualizar).
- Na área de anexos, envie os arquivos relacionados, como a proposta aceita ou a versão final assinada.
- Use os comentários para registrar conversas e as notas para observações internas, conforme as seções disponíveis na tela.
- As informações ficam salvas no contrato e visíveis para quem tem acesso a ele.
Coletar a assinatura
O contrato pode ser assinado dentro do ERP Instfy, registrando quem assinou e quando.
Caminho no menu: Contract > Contracts
- Abra o contrato e revise valor, datas e escopo.
- Envie o contrato ao cliente por e-mail, usando a ação de envio na tela do contrato.
- Use a ação de assinatura para registrar a assinatura da empresa e acompanhe a do cliente.
- Com as assinaturas registradas, o status do contrato é atualizado.
Revise tudo antes de enviar para assinatura. Alterar um contrato depois de assinado gera insegurança jurídica; nesses casos, prefira criar um novo contrato ou aditivo.
Acompanhar vigência e renovar
Caminho no menu: Contract > Contracts
- Abra Contract > Contracts e observe as datas de término e o status de cada contrato.
- Identifique os contratos que vencem em breve.
- Para renovar, use a ação de duplicar (quando disponível) ou crie um novo contrato com as novas datas e valores.
- Mantenha o contrato anterior na lista como histórico.
Fluxo completo
Negócio no CRM > Proposta > Contrato > Assinatura > Faturas de venda recorrentes > Pagamentos > Relatórios
- A oportunidade é trabalhada no CRM e a oferta, aprovada em Propostas.
- O acordo é formalizado no contrato, com anexos e assinatura.
- A cobrança de cada período é feita em Faturas de venda.
- Os recebimentos entram em Contabilidade.
Perguntas frequentes
Onde crio os tipos de contrato?
Em Contract > Contract Types. Os tipos cadastrados aparecem como opção no formulário de cada contrato e ajudam a filtrar a lista.
O contrato gera fatura automaticamente?
Não conte com isso. O contrato registra o acordo; a cobrança é feita em Sales Invoice > Sales Invoice, uma fatura para cada período ou entrega.
Posso guardar o PDF assinado no contrato?
Sim. Abra o contrato e envie o arquivo na área de anexos. Assim o documento oficial fica junto do registro, acessível para a equipe autorizada.
O que fica em Contract Settings?
É a aba das Configurações com as preferências gerais do módulo de contratos. Revise-a antes de criar os primeiros contratos e salve com Save Changes.
Como renovo um contrato que está vencendo?
Crie um novo contrato com as novas datas e valores, ou duplique o atual quando a ação estiver disponível. O contrato anterior permanece na lista como histórico.
Próximos passos
Com o contrato assinado, organize a cobrança e o acompanhamento financeiro.