Contratos
Crea contratos con clientes, organízalos por tipo, guarda adjuntos, recoge firmas y sigue la vigencia y la renovación.
El módulo Contract (Contratos) centraliza los acuerdos formales con tus clientes: quién es la parte, el valor, el período de vigencia, el alcance y los documentos. Usa contratos para servicios recurrentes, suministros a mediano plazo o cualquier acuerdo que necesite plazo y firma registrados.
Antes de empezar
- Cliente registrado en Accounting > Customers. Consulta Contabilidad.
- Tipos de contrato registrados en Contract > Contract Types (tarea más abajo).
- Ajustes del módulo revisados en Settings > Contract Settings. Consulta Configuración.
- Correo de la empresa configurado en Settings > Email Settings, si vas a enviar el contrato desde el sistema.
| Menú | Para qué sirve |
|---|---|
| Contract > Contracts | Crear y seguir contratos |
| Contract > Contract Types | Clasificar contratos por tipo |
| Settings > Contract Settings | Preferencias generales del módulo |
Registrar tipos de contrato
Los tipos organizan la lista y los reportes, por ejemplo "Prestación de servicios", "Soporte mensual" o "Arrendamiento".
Ruta en el menú: Contract > Contract Types
- Abre Contract > Contract Types.
- Haz clic en Create (o en el ícono +).
- Indica el nombre del tipo de contrato.
- Haz clic en Save. El tipo pasa a aparecer en el formulario de contratos.
Revisar la configuración de contratos
Las preferencias del módulo, como la numeración de los contratos, están en una pestaña propia de la Configuración.
Ruta en el menú: Settings > Contract Settings
- Abre Settings y selecciona la pestaña Contract Settings.
- Revisa las opciones disponibles y ajústalas según el estándar de tu empresa.
- Haz clic en Save Changes.
Crear un contrato
Ruta en el menú: Contract > Contracts
- Abre Contract > Contracts.
- Haz clic en Create (o en el ícono +).
- Indica el asunto del contrato y selecciona el cliente y el tipo de contrato.
- Completa el valor y las fechas de inicio y fin de la vigencia.
- Describe el alcance y las condiciones acordadas en el campo de descripción.
- Haz clic en Save. El contrato aparece en la lista con el estado inicial.
Indica siempre la fecha de fin. Es la que muestra qué contratos están por vencer y necesitan renovación.
Complementar el contrato: adjuntos, comentarios y notas
Mantén todo el historial del acuerdo en el propio contrato, sin buscar archivos en carpetas o correos.
Ruta en el menú: Contract > Contracts
- En la lista, abre el contrato deseado (ícono de ver).
- En el área de adjuntos, sube los archivos relacionados, como la propuesta aceptada o la versión final firmada.
- Usa los comentarios para registrar conversaciones y las notas para observaciones internas, según las secciones disponibles en la pantalla.
- La información queda guardada en el contrato y visible para quienes tienen acceso a él.
Recoger la firma
El contrato puede firmarse dentro de ERP Instfy, registrando quién firmó y cuándo.
Ruta en el menú: Contract > Contracts
- Abre el contrato y revisa valor, fechas y alcance.
- Envía el contrato al cliente por correo electrónico, usando la acción de envío en la pantalla del contrato.
- Usa la acción de firma para registrar la firma de la empresa y sigue la del cliente.
- Con las firmas registradas, el estado del contrato se actualiza.
Revisa todo antes de enviar a firma. Cambiar un contrato después de firmado genera inseguridad jurídica; en esos casos, es preferible crear un nuevo contrato o una adenda.
Seguir la vigencia y renovar
Ruta en el menú: Contract > Contracts
- Abre Contract > Contracts y observa las fechas de fin y el estado de cada contrato.
- Identifica los contratos que vencen pronto.
- Para renovar, usa la acción de duplicar (cuando esté disponible) o crea un nuevo contrato con las nuevas fechas y valores.
- Mantén el contrato anterior en la lista como historial.
Flujo completo
Negocio en el CRM > Propuesta > Contrato > Firma > Facturas de venta recurrentes > Pagos > Reportes
- La oportunidad se trabaja en el CRM y la oferta se aprueba en Propuestas.
- El acuerdo se formaliza en el contrato, con adjuntos y firma.
- El cobro de cada período se hace en Facturas de venta.
- Los cobros entran en Contabilidad.
Preguntas frecuentes
¿Dónde creo los tipos de contrato?
En Contract > Contract Types. Los tipos registrados aparecen como opción en el formulario de cada contrato y ayudan a filtrar la lista.
¿El contrato genera facturas automáticamente?
No cuentes con ello. El contrato registra el acuerdo; el cobro se hace en Sales Invoice > Sales Invoice, una factura por cada período o entrega.
¿Puedo guardar el PDF firmado en el contrato?
Sí. Abre el contrato y sube el archivo en el área de adjuntos. Así el documento oficial queda junto al registro, accesible para el equipo autorizado.
¿Qué hay en Contract Settings?
Es la pestaña de la Configuración con las preferencias generales del módulo de contratos. Revísala antes de crear los primeros contratos y guarda con Save Changes.
¿Cómo renuevo un contrato que está por vencer?
Crea un nuevo contrato con las nuevas fechas y valores, o duplica el actual cuando la acción esté disponible. El contrato anterior permanece en la lista como historial.
Próximos pasos
Con el contrato firmado, organiza el cobro y el seguimiento financiero.