CRM: leads, negocios y embudo de ventas
Registra leads, conviértelos en negocios, muévelos por el embudo y sigue la conversión en el CRM de ERP Instfy.
El CRM es donde empieza la venta. Todo contacto interesado entra como lead, se califica y, cuando hay una oportunidad real, se convierte en un negocio (deal) que avanza por etapas hasta ganarse o perderse. Usa el CRM siempre que quieras saber quién está en el embudo, en qué punto está cada oportunidad y qué canales traen más clientes.
Antes de empezar
El CRM funciona mejor cuando la estructura del embudo está lista antes del primer lead. Verifica:
- Usuarios del equipo comercial creados y con permiso en el CRM. Consulta Usuarios y perfiles.
- Embudos, etapas, fuentes y etiquetas registrados en CRM > System Setup (tarea más abajo).
- Clientes, que pueden registrarse después en Accounting > Customers, cuando se cierre el negocio. Consulta Contabilidad.
| Menú | Qué haces ahí |
|---|---|
| CRM > Leads | Registras y calificas contactos interesados |
| CRM > Deals (Negocios) | Sigues oportunidades con valor hasta el cierre |
| CRM > System Setup | Configuras embudos, etapas, fuentes y etiquetas |
| Dashboard > CRM Dashboard | Ves los números de leads y negocios |
Configurar embudos, etapas, fuentes y etiquetas
El embudo define el camino que recorren un lead y un negocio. Configúralo una vez y todo el equipo trabajará con el mismo lenguaje.
Ruta en el menú: CRM > System Setup
- Abre CRM > System Setup. La pantalla se abre en el área de embudos (pipelines), con las demás configuraciones en pestañas o enlaces laterales.
- En embudos, haz clic en Create (o en el ícono +), ponle un nombre al embudo (ej.: "Ventas B2B") y haz clic en Save.
- En las etapas de lead y de negocio, registra cada etapa de tu proceso, como "Nuevo", "Calificado", "Propuesta enviada" y "Negociación", vinculándolas al embudo correcto.
- En fuentes (sources), registra los canales de origen, como sitio web, referido, anuncio y evento.
- En etiquetas (labels), crea marcas para destacar situaciones, como "Urgente" o "Cliente recurrente".
- Vuelve a CRM > Leads: las etapas creadas ya aparecen como columnas del embudo.
Empieza con pocas etapas (4 a 6). Un embudo compacto es más fácil de mantener actualizado y genera reportes más confiables.
Registrar un lead
Todo contacto que mostró interés debe convertirse en lead, para que nadie se pierda en hojas de cálculo o conversaciones sueltas.
Ruta en el menú: CRM > Leads
- Abre CRM > Leads.
- Haz clic en Create (o en el ícono +).
- Completa los datos del contacto, como asunto, nombre, correo electrónico y teléfono, y elige el usuario responsable.
- Selecciona el embudo y, si el formulario lo pide, la etapa inicial.
- Haz clic en Save. El lead aparece en la primera etapa del embudo.
- Abre el lead para completar el registro: fuentes, etiquetas, productos de interés, notas y actividades.
Los leads también pueden llegar solos mediante formularios creados en el Form Builder. Al publicar un formulario y conectarlo al CRM, cada respuesta enviada genera un lead, sin digitación manual.
Mover el lead por el embudo
Actualizar la etapa en cada contacto es lo que mantiene el embudo fiel a la realidad.
Ruta en el menú: CRM > Leads
- Abre CRM > Leads en la vista de tablero (kanban).
- Arrastra la tarjeta del lead a la columna de la etapa actual.
- Abre el lead para registrar lo que ocurrió: notas, tareas, llamadas o correos, según las pestañas disponibles.
- Usa la vista de lista cuando necesites filtrar o encontrar un lead específico.
Convertir un lead en negocio
Cuando el lead resulta ser una oportunidad real, con interés y potencial de compra, conviértelo en negocio. Los datos del lead se aprovechan.
Ruta en el menú: CRM > Leads
- Abre el lead calificado en CRM > Leads.
- Haz clic en la acción de convertir en negocio (Convert to Deal).
- Revisa los datos sugeridos, indica el valor estimado y el cliente, si el formulario lo pide, y confirma.
- El lead queda marcado como convertido y el nuevo negocio aparece en CRM > Deals, en la primera etapa del embudo de negocios.
Convierte solo lo que tiene una posibilidad concreta de cerrarse. Mantener los leads fríos fuera de los negocios hace que el valor del embudo sea más confiable para prever ingresos.
Trabajar un negocio hasta el cierre
El negocio concentra valor, etapa, responsables e historial de la negociación.
Ruta en el menú: CRM > Deals
- Abre CRM > Deals. Los negocios aparecen como tarjetas por etapa.
- Para crear un negocio directamente, sin lead, haz clic en Create, completa los datos principales y haz clic en Save.
- Arrastra la tarjeta entre las etapas a medida que avanza la negociación.
- Abre el negocio para registrar tareas, notas, archivos y participantes del equipo.
- Cuando necesites formalizar el precio, crea una [propuesta](#/proposal) o una [cotización](#/quotation) para el cliente.
- Al final, marca el negocio como ganado o perdido, según el resultado.
Seguir los resultados en el CRM Dashboard
El panel muestra el volumen de leads y negocios y ayuda a ver dónde se traba el embudo.
Ruta en el menú: Dashboard > CRM Dashboard
- Abre Dashboard > CRM Dashboard.
- Revisa los totales de leads y negocios y la distribución por etapa.
- Identifica etapas con acumulación de tarjetas: suelen indicar un cuello de botella en el proceso.
- Lleva estos números a la reunión comercial y ajusta acciones por canal y por vendedor.
Flujo completo
El CRM es la puerta de entrada del ciclo de ventas en ERP Instfy:
Formulario o registro manual > Lead > Negocio > Propuesta o Cotización > Factura de venta > Pago del cliente > Reportes
- El contacto entra como lead, manualmente o mediante el Form Builder.
- Una vez calificado, se convierte en negocio en CRM > Deals.
- El precio se formaliza en una propuesta o cotización.
- Aprobada, la oferta se convierte en factura de venta, y el cobro se registra en Contabilidad.
- Si hay un contrato de servicio continuo, se gestiona en Contratos.
Preguntas frecuentes
¿Cuál es la diferencia entre lead y negocio en ERP Instfy?
Un lead es un contacto que mostró interés y todavía se está calificando. Un negocio (deal) es una oportunidad concreta, normalmente con valor estimado, que avanza por etapas hasta ganarse o perderse. Conviertes el lead en negocio cuando la oportunidad queda clara.
¿Dónde creo las etapas del embudo de ventas?
En CRM > System Setup. Ahí registras los embudos (pipelines), las etapas de lead y de negocio, las fuentes de origen y las etiquetas. Las etapas creadas aparecen como columnas en CRM > Leads y CRM > Deals.
¿Puedo recibir leads automáticamente desde el sitio web?
Sí. Crea un formulario en el Form Builder y conéctalo al CRM. Cada respuesta enviada por el formulario genera un lead en el embudo elegido, sin digitación manual.
¿Puedo tener más de un embudo de ventas?
Sí. Puedes registrar varios embudos en CRM > System Setup, por ejemplo uno para ventas B2B y otro para alianzas, cada uno con sus propias etapas.
¿Dónde veo los números del CRM?
En Dashboard > CRM Dashboard, que muestra los totales de leads y negocios y cómo se distribuyen por las etapas del embudo.
Próximos pasos
Con el embudo en marcha, aprende a formalizar la oferta y convertirla en ingresos.