Acabo de contratar a Instfy
Bienvenido a la experiencia Instfy. Descubre qué sucede después de la contratación, qué preparar para el Discovery y cómo acompañamos cada etapa hasta los resultados.
Esta guía es para quien acaba de contratar a Instfy para un Discovery o para un Proyecto Instfy. Muestra, desde el primer día hasta el ciclo de evolución, cómo se desarrolla el trabajo, quién participa y qué esperamos de ti en cada momento. Si contrataste solo ERP Instfy, sigue la hoja de ruta de implementación del ERP.
Antes de empezar
- Lee Cómo pensamos y la Metodología Instfy. Explican la lógica que vamos a seguir juntos.
- Define quién será el punto focal de tu empresa: la persona que responde por las decisiones del día a día y organiza el acceso a la información.
- Identifica a las personas que necesitan ser escuchadas: socios, liderazgo y responsables de ventas, operación, finanzas y personas.
Etapa 1: Bienvenida y kickoff
Justo después de la contratación, agendamos la reunión de apertura (kickoff).
- Presentación de los equipos: conoces a quienes conducen tu proyecto en Instfy y nosotros conocemos a tu punto focal.
- Alineación de objetivos: revisamos qué motivó la contratación y qué esperas lograr.
- Agenda del Discovery: acordamos entrevistas, reuniones, plazos y la fecha de la presentación.
- Canales de comunicación: definimos dónde intercambiamos documentos, cómo registramos las decisiones y con qué frecuencia hablamos.
Etapa 2: Discovery (Entender)
El Discovery es la base de todo. En él construimos una fotografía precisa del negocio, de quienes están detrás de él y de su ambición, respondiendo a cinco preguntas: quién es, dónde está, adónde quiere llegar, en qué contexto está y cuáles son sus restricciones.
Qué preparar
| Tema | Qué conviene tener a mano |
|---|---|
| Negocio | Presentación institucional, historia, productos y servicios, principales clientes. |
| Números | Facturación, márgenes, costos principales y metas, con el nivel de detalle que tengas. |
| Comercial | Cómo vendes hoy, canales, embudo, ticket promedio y principales competidores. |
| Operación | Procesos críticos, estructura del equipo y sistemas utilizados. |
| Marca y digital | Sitio web, redes, materiales y resultados de campañas. |
| Ambición | Adónde quieres llegar, en cuánto tiempo y qué no estás dispuesto a hacer. |
No esperes a tener todo organizado. Parte de nuestro trabajo es justamente organizar lo que existe. Comparte lo que tienes y dinos qué falta.
Cómo se desarrolla
- Entrevistas: conversamos con el fundador y con las personas clave del negocio.
- Análisis de datos y documentos: estudiamos números, procesos y materiales.
- Lectura del contexto: analizamos el escenario global, nacional, regional y local, los competidores y los clientes.
- Presentación: mostramos la fotografía del negocio con hechos, señales, hipótesis, oportunidades y riesgos.
Etapa 3: Propuesta del Proyecto Instfy
Con el Discovery concluido, presentamos la propuesta del proyecto principal, diseñada para tu realidad: objetivos, dirección, alcance, equipo necesario, etapas, inversión, indicadores y modelo de relación. No necesitas elegir servicios antes: la combinación correcta surge de lo que se descubrió.
Etapa 4: Ejecución en ciclos
Después de la aprobación, el proyecto sigue las etapas Direccionar, Diseñar, Construir y Activar de la metodología.
- Liderazgo único: un líder de proyecto integra todos los frentes y especialistas involucrados.
- Ciclos de trabajo: avanzamos en ciclos cortos, con puntos formales de decisión.
- Seis preguntas para cada iniciativa: qué estamos haciendo, por qué, quién es responsable, cuándo debe suceder, cuánto cuesta y cómo sabremos si funcionó.
- Registro de decisiones: las hipótesis, los cambios de dirección y los aprendizajes quedan documentados.
Etapa 5: Medir y evolucionar
Al inicio del proyecto registramos los indicadores de partida. A lo largo del trabajo damos seguimiento a indicadores intermedios y, al final de cada ciclo, medimos el impacto real en el negocio. A partir de ello decidimos juntos qué continúa, qué cambia y cuál es el próximo movimiento.
Realidad inicial > Objetivo > Iniciativas > Indicadores > Resultado > Aprendizaje.
Checklist de los primeros 15 días
| Ítem | Responsable | Hecho |
|---|---|---|
| Contrato firmado y propuesta aprobada | Instfy y cliente | |
| Formulario de onboarding completado | Cliente | |
| Acuerdo de confidencialidad firmado, cuando aplique | Instfy y cliente | |
| Datos de facturación enviados | Cliente | |
| Punto focal definido | Cliente | |
| Personas clave para entrevistas indicadas | Cliente | |
| Kickoff realizado | Instfy y cliente | |
| Agenda de entrevistas confirmada | Instfy | |
| Documentos y números compartidos | Cliente | |
| Accesos a los sistemas concedidos (nunca envíes contraseñas por correo) | Cliente | |
| Canales de comunicación definidos | Instfy y cliente | |
| Indicadores iniciales registrados | Instfy | |
| Fecha de la presentación del Discovery agendada | Instfy |
Preguntas frecuentes
¿Cuánto tiempo toma el Discovery?
El plazo se acuerda en el kickoff y depende del tamaño del negocio y de la disponibilidad de personas e información. La agenda completa, con la fecha de la presentación, queda definida desde el inicio.
¿Quién de mi empresa necesita participar?
El fundador o principal tomador de decisiones, el punto focal y las personas responsables de las áreas más relevantes para el desafío, como ventas, operación, finanzas y personas.
¿Mis datos están protegidos?
Sí. La información compartida se usa solo para el trabajo contratado y se trata con confidencialidad. Para solicitudes sobre datos personales, escribe a dpo@instfy.com.
¿Puedo usar los productos Instfy dentro del proyecto?
Sí, cuando sean la mejor respuesta para tu caso. ERP Instfy, Instfy IA, Instfy Data y Carbon by Instfy pueden formar parte de la solución.