Contabilidad y finanzas: cómo organizar en ERP Instfy

Esta guía muestra, paso a paso, cómo llevar la teneduría de libros (bookkeeping) y la contabilidad de tu empresa dentro de ERP Instfy: dar de alta cuentas bancarias, registrar ingresos y gastos, emitir facturas, mantener el plan de cuentas y generar informes para tu contador.

Usa ERP Instfy como tu software de contabilidad (accounting software) del día a día para mantener los números en orden y llegar preparado a la preparación de impuestos (tax preparation). Unos libros limpios facilitan calcular los impuestos de la empresa (business taxes), detectar deducciones fiscales (tax deductions) y revisar el impuesto sobre ventas (sales tax).

1. Dar de alta las cuentas bancarias

Antes de cualquier registro, da de alta dónde entra y sale el dinero. Sin cuentas correctas, los saldos y los informes no coincidirán con tus extractos.

Ruta del menú: Contabilidad > Cuentas bancarias

1. En ERP Instfy, abre Contabilidad > Cuentas bancarias.
2. Haz clic en + Crear.
3. Completa el Nombre de la cuenta (ej.: Cuenta Corriente Principal) y selecciona el Banco.
4. Indica el Número de la cuenta y el Saldo inicial actual.
5. Haz clic en Guardar. La cuenta ya aparece en los formularios de ingreso, gasto y factura.

2. Registrar ingresos y gastos

La teneduría de libros empieza aquí: registra todo el dinero que entra y sale para mantener la caja y los informes al día.

Ruta del menú: Contabilidad > Ingresos / Gastos

1. Abre Contabilidad > Ingresos y haz clic en + Crear.
2. Selecciona la Cuenta que recibió el dinero y la Categoría del ingreso.
3. Indica el Importe, la Fecha y una Referencia (ej.: número de factura).
4. Para salidas, abre Contabilidad > Gastos, haz clic en + Crear y selecciona la Cuenta, la Categoría y el Proveedor.
5. Haz clic en Guardar. El saldo de la cuenta se actualiza al instante.

3. Emitir facturas y registrar pagos

Factura a tus clientes y marca los cobros para saber quién ya pagó y cuánto sigue pendiente.

Ruta del menú: Facturas de venta

1. Abre Facturas de venta y haz clic en + Crear.
2. Elige el Cliente y añade los Ítems (productos o servicios) con cantidad y precio.
3. Revisa impuestos y descuentos y define la Fecha de vencimiento.
4. Haz clic en Guardar y luego en Enviar para mandar la factura al cliente.
5. Cuando el cliente pague, abre la factura y haz clic en Registrar pago, indicando cuenta, importe y fecha.

4. Mantener el plan de cuentas y los asientos

Para una contabilidad completa por partida doble, mantén el plan de cuentas y registra asientos con débito y crédito equilibrados.

Ruta del menú: Partida doble

1. Abre Partida doble y ve a Plan de cuentas.
2. Revisa las cuentas existentes y haz clic en + Crear para añadir una nueva (ej.: Activo, Pasivo, Ingreso, Gasto).
3. Para registrar un asiento, abre el Diario y haz clic en + Crear.
4. Indica la Fecha, la cuenta de Débito, la cuenta de Crédito y el Importe.
5. Comprueba que débitos y créditos sumen el mismo total y haz clic en Guardar.

5. Generar informes para el contador y los impuestos

Al cierre del período, genera los informes que tu contador necesita y que apoyan la preparación de impuestos.

Ruta del menú: Contabilidad > Informes

1. Abre Contabilidad > Informes.
2. Elige el informe que necesitas (ej.: Ingresos vs. Gastos, Balance de comprobación o Libro mayor).
3. Selecciona el Período (mes, trimestre o rango de fechas).
4. Si lo necesitas, filtra por Cuenta o Categoría.
5. Haz clic en Generar y luego en Exportar para enviar los datos a tu contador.