IA para tu negocio: cómo usarla en ERP Instfy

Esta guía te muestra, paso a paso, cómo activar y usar la IA dentro de ERP Instfy: el asistente de IA, la atención al cliente con IA, el chatbot de IA, el CRM con IA y la automatización con IA que devuelve horas de productividad a tu equipo.

La IA en ERP Instfy no es una herramienta aparte: vive dentro de los módulos que ya usas. A continuación están las tareas prácticas para configurar cada función y empezar a ver ganancias de productividad hoy mismo.

1. Activar y configurar el asistente de IA

Antes de usar cualquier función de IA, tienes que encender y conectar el asistente de IA en la plataforma. Aquí defines la clave de acceso al proveedor de IA y eliges dónde puede actuar la IA.

Ruta del menú: Configuración > Inteligencia artificial

1. Abre Configuración y haz clic en la pestaña Inteligencia artificial.
2. Activa el interruptor Habilitar IA para desbloquear las funciones en tu cuenta.
3. Pega la clave de API del proveedor en el campo indicado y haz clic en Conectar.
4. Elige el modelo y el idioma predeterminado de las respuestas.
5. Selecciona los módulos donde la IA puede actuar: atención, CRM y automatización.
6. Guarda y haz clic en Probar conexión para confirmar que la IA está activa.

2. Usar IA en la atención al cliente

Con el asistente encendido, configura un chatbot de IA que responde clientes en el chat y sugiere respuestas en los tickets. Lee tu contenido de ayuda y resuelve las dudas rutinarias al instante.

Ruta del menú: Centro de ayuda > Tickets

1. Abre el Centro de ayuda y ve a la Configuración de IA del módulo.
2. Activa Respuestas con IA y selecciona la base de conocimiento y los FAQ que la IA debe consultar.
3. Define si la IA responde sola o solo redacta una sugerencia para que el agente la apruebe.
4. Activa el chatbot de IA en el widget del sitio y pega el código en tu sitio si aún no está publicado.
5. Configura la regla de derivación: los casos que la IA no resuelva se convierten en ticket para un humano, con la conversación adjunta.

3. Usar IA en las ventas y el CRM

El CRM con IA redacta seguimientos, resume el historial de un lead y sugiere el siguiente paso. Tu equipo revisa y envía, en lugar de escribir desde cero.

Ruta del menú: CRM

1. Abre el CRM y selecciona un lead o negocio de tu lista.
2. Haz clic en Resumir con IA para generar un resumen del historial y las interacciones del lead.
3. Usa Redactar seguimiento para que la IA escriba un correo de seguimiento según el contexto.
4. Revisa el texto, ajusta el tono y haz clic en Enviar.
5. Activa la puntuación de leads con IA para priorizar a quien tiene más probabilidad de cerrar.

4. Automatizar tareas repetitivas con IA

La automatización con IA ejecuta flujos recurrentes sin que nadie haga clic: etiquetar leads, enviar seguimientos y generar recordatorios. Describes el proceso una vez y se ejecuta con el disparador.

Ruta del menú: Automatización (o Configuración > Automatización)

1. Abre Automatización y haz clic en Nueva automatización.
2. Elige el disparador (por ejemplo, "nuevo lead creado" o "propuesta sin respuesta").
3. Selecciona la acción y deja que la IA redacte el correo, la respuesta o el cambio de estado.
4. Revisa y aprueba el borrador las primeras veces para generar confianza.
5. Activa la automatización y sigue los resultados en el Dashboard.

5. Seguir la ganancia de productividad

Después de activar la IA, usa el Dashboard para medir el retorno: tiempo de primera respuesta, tickets resueltos por la IA y seguimientos enviados. Así decides dónde ampliar su uso.

Ruta del menú: Dashboard

1. Abre el Dashboard y ubica el panel de Productividad con IA.
2. Revisa las métricas de tiempo de respuesta y el volumen de atenciones resueltas por la IA.
3. Compara el período antes y después de activar la IA con el selector de fechas.
4. Fija los indicadores más importantes arriba para revisarlos cada semana.
5. Usa los números para decidir qué módulo recibe IA a continuación.