Partida doble: libro mayor, balanza de comprobación, balance general y estado de resultados
Entiende y usa los reportes de partida doble de ERP Instfy: resumen del libro mayor, balanza de comprobación, balance general y estado de resultados (P&L).
El módulo Double Entry (Partida doble) reúne los estados contables de la empresa. En el método de partida doble, cada operación afecta al menos dos cuentas, una con débito y otra con crédito, y la suma de los débitos siempre es igual a la suma de los créditos. Usa este módulo para cerrar el mes, revisar saldos y entregar al contador y a los socios una visión confiable del resultado y del patrimonio.
Antes de empezar
Los reportes solo son confiables si la base está en orden:
- Plan de cuentas revisado en Accounting > Chart Of Accounts. Consulta Contabilidad.
- Movimientos del período registrados: facturas de venta y compra, cobros, pagos, ingresos y gastos. Consulta Facturas de venta y Compras.
- Cuentas bancarias conciliadas con los estados de cuenta en Accounting > Banking.
| Menú | Pregunta que responde |
|---|---|
| Ledger Summary | ¿Qué movió cada cuenta y cuál es su saldo? |
| Trial Balance | ¿Cuadran los débitos y los créditos? |
| Balance Sheets | ¿Cuánto tiene la empresa, cuánto debe y cuál es su patrimonio? |
| Profit & Loss | ¿La empresa tuvo ganancia o pérdida en el período? |
| Reports | Otros reportes contables disponibles |
Consultar el resumen del libro mayor (Ledger Summary)
El libro mayor muestra, cuenta por cuenta, los registros y el saldo. Úsalo para investigar un saldo extraño o auditar un movimiento.
Ruta en el menú: Double Entry > Ledger Summary
- Abre Double Entry > Ledger Summary.
- Define el período y, si está disponible, la cuenta que deseas analizar.
- Aplica el filtro para listar débitos, créditos y saldo de las cuentas.
- Haz clic en una fila o cuenta, cuando esté disponible, para ver el detalle de los registros.
Cómo leerlo: cada cuenta muestra lo que entró como débito, lo que entró como crédito y el saldo resultante. Un saldo inesperado suele indicar un registro en la cuenta equivocada.
Revisar la balanza de comprobación (Trial Balance)
La balanza de comprobación lista el saldo de todas las cuentas en una fecha. Es la primera prueba del cierre.
Ruta en el menú: Double Entry > Trial Balance
- Abre Double Entry > Trial Balance.
- Define el período o la fecha de referencia y aplica el filtro.
- Verifica en el pie si el total de débitos es igual al total de créditos.
- Si no cuadra, vuelve al Ledger Summary para encontrar la cuenta con problemas.
Genera la balanza de comprobación antes del balance general y del estado de resultados (P&L). Si no cuadra, los demás reportes también saldrán mal.
Analizar el balance general (Balance Sheets)
El balance general muestra la posición de la empresa en una fecha: activos (lo que tiene), pasivos (lo que debe) y patrimonio neto (la diferencia).
Ruta en el menú: Double Entry > Balance Sheets
- Abre Double Entry > Balance Sheets.
- Elige la fecha o el período de referencia y genera el reporte.
- Revisa los grupos de activo, pasivo y patrimonio neto.
- Verifica que el total del activo sea igual al total del pasivo más el patrimonio neto.
Cuándo usarlo: en el cierre mensual o anual, en solicitudes de crédito y en conversaciones con socios e inversionistas.
Ver el estado de resultados (Profit & Loss)
El estado de resultados (P&L) muestra los ingresos, costos y gastos de un período y el resultado final: ganancia o pérdida.
Ruta en el menú: Double Entry > Profit & Loss
- Abre Double Entry > Profit & Loss.
- Define el período (mes, trimestre o año) y genera el reporte.
- Léelo de arriba hacia abajo: ingresos, después costos y gastos, hasta el resultado.
- Compáralo con períodos anteriores para identificar tendencias.
La ganancia no es lo mismo que el dinero en caja. El estado de resultados considera los ingresos y gastos del período; el saldo bancario depende de cuándo se cobraron y pagaron efectivamente los valores.
Usar los demás reportes (Reports)
Ruta en el menú: Double Entry > Reports
- Abre Double Entry > Reports.
- Elige el reporte disponible que responda a tu necesidad.
- Define el período y los filtros y genera el reporte.
- Expórtalo o imprímelo, cuando la opción esté disponible, para enviarlo al contador.
Flujo completo
Operaciones (facturas, pagos, ingresos, gastos) > Cuentas del plan de cuentas > Ledger Summary > Trial Balance > Balance Sheets y Profit & Loss > Contador y decisiones
- Las operaciones se registran en Facturas de venta, Compras y Contabilidad.
- Los valores quedan clasificados en las cuentas del Chart Of Accounts.
- Revisas el libro mayor y la balanza de comprobación.
- Generas el balance general y el estado de resultados para el cierre.
- Comparas el resultado con el Planificador de presupuesto y las Metas.
Preguntas frecuentes
¿Qué reporte debo generar primero en el cierre del mes?
La balanza de comprobación (Trial Balance). Si los débitos y créditos cuadran, sigue con el balance general y el estado de resultados. Si no cuadran, usa el Ledger Summary para encontrar la cuenta con problemas antes de continuar.
¿Cuál es la diferencia entre el balance general y el estado de resultados?
El balance general (Balance Sheets) es una foto de la empresa en una fecha: lo que tiene, lo que debe y su patrimonio. El estado de resultados (Profit & Loss) es una película de un período: cuánto entró, cuánto salió y si hubo ganancia o pérdida.
¿Por qué no cuadra la balanza de comprobación?
Normalmente por registros incompletos o clasificados en la cuenta equivocada. Consulta el Ledger Summary de las cuentas con saldo extraño y corrige el registro de origen en el módulo correspondiente.
¿El estado de resultados muestra cuánto tengo en el banco?
No. El estado de resultados muestra el resultado (ingresos menos gastos) del período. Para el saldo disponible, consulta las cuentas en Accounting > Banking o el Account Dashboard.
¿Dónde está el plan de cuentas?
En Accounting > Chart Of Accounts. El módulo Double Entry usa esas cuentas para armar los reportes.
Próximos pasos
Con los estados contables en mano, compáralos con lo planificado y define las metas del próximo período.