Reuniones Zoom (Zoom Meetings)
Conecta la cuenta de Zoom de la empresa y programa reuniones en línea con clientes, candidatos y el equipo directamente desde ERP Instfy.
Zoom Meetings es un ítem independiente del menú lateral que crea reuniones en Zoom desde ERP Instfy. Programas, eliges a los participantes y obtienes el enlace de la reunión sin salir del sistema. La conexión con tu cuenta de Zoom se hace una sola vez, en Settings > Zoom Meeting Settings.
Antes de empezar
- Ten una cuenta de Zoom de la empresa con permiso para crear aplicaciones en el Zoom App Marketplace.
- Los participantes internos deben estar registrados como usuarios. Consulta Usuarios y perfiles.
- La conexión con Zoom solo debe hacerla un usuario con acceso a la configuración.
Conectar la cuenta de Zoom
Sin esta conexión, el sistema no puede crear reuniones en tu nombre.
Ruta en el menú: Settings > Zoom Meeting Settings
- En el Zoom App Marketplace, crea una aplicación para la integración y copia las credenciales generadas.
- En ERP Instfy, abre Settings y ve a la pestaña Zoom Meeting Settings.
- Pega las credenciales en los campos correspondientes.
- Haz clic en Save Changes.
- Crea una reunión de prueba para confirmar que la conexión funciona.
Las credenciales de Zoom permiten crear reuniones en la cuenta de la empresa. Guárdalas de forma segura y no las envíes por mensaje ni por ticket.
Programar una reunión
Programa desde ERP Instfy para mantener la reunión vinculada a la rutina de la empresa.
Ruta en el menú: Zoom Meetings
- Abre Zoom Meetings en el menú lateral.
- Haz clic en el botón + (Create).
- Indica el título, la fecha, la hora, la duración y los participantes.
- Haz clic en Save. La reunión se crea en Zoom y aparece en la lista.
Entrar a la reunión y compartir el enlace
El enlace de la reunión está disponible en la lista, para que entres y lo envíes a quien lo necesite.
Ruta en el menú: Zoom Meetings
- Abre Zoom Meetings y localiza la reunión.
- Usa la acción de entrar o copia el enlace de la reunión.
- Envía el enlace a los participantes externos, como clientes o candidatos.
- A la hora programada, entra desde la propia lista.
Para entrevistas de trabajo, programa la reunión aquí y registra la entrevista en Recruitment > Interviews. Así el proceso de selección queda completo. Consulta Reclutamiento e incorporación.
Consultar reuniones programadas y pasadas
La lista funciona como historial de las reuniones en línea de la empresa.
Ruta en el menú: Zoom Meetings
- Abre Zoom Meetings.
- Revisa las reuniones futuras y las ya realizadas, con fecha y situación.
- Edita o elimina una reunión que fue reprogramada o cancelada.
Flujo completo
- Crea la aplicación en Zoom y copia las credenciales.
- Configura Settings > Zoom Meeting Settings.
- Programa las reuniones en Zoom Meetings.
- Comparte el enlace y entra a la hora indicada.
- Consulta el historial en la lista y, si lo usas, en la agenda del Calendario.
Preguntas frecuentes
¿Necesito una cuenta de Zoom de pago?
ERP Instfy usa tu cuenta de Zoom. Los límites de duración y de participantes son los de tu plan de Zoom. Revisa las condiciones directamente con Zoom.
¿Por qué aparece un error al crear una reunión?
En la mayoría de los casos, las credenciales en Settings > Zoom Meeting Settings son incorrectas, expiraron o la aplicación en Zoom no se activó. Revisa las credenciales y guarda de nuevo.
¿Los participantes externos necesitan iniciar sesión en ERP Instfy?
No. Entran con el enlace de Zoom, como en cualquier reunión.
¿Puedo usar Google Meet u otra herramienta?
La integración nativa disponible es con Zoom. Para otras herramientas, crea la reunión en ellas y registra el compromiso en el módulo correspondiente de ERP Instfy.
Próximos pasos
Ve tus reuniones en la agenda y conoce las demás integraciones.