Cumplimiento y obligaciones: cómo organizarse en ERP Instfy
Aprende a mantener contratos, accesos, registros financieros y documentos de personal organizados en ERP Instfy, para llegar a cualquier auditoría con todo a mano.
Esta guía muestra, paso a paso, cómo usar ERP Instfy para mantenerte organizado frente a las obligaciones del día a día: licencias y permisos (business licenses), rutinas de compliance, documentos de legislación laboral (labor law), comprobantes de seguro (workers compensation, business insurance, cyber insurance) y consentimientos. Así, cuando llega una solicitud, encuentras el registro en minutos.
Este material te ayuda a organizarte y conservar registros dentro de ERP Instfy. No es asesoramiento legal, contable ni fiscal. Para saber qué obligaciones aplican a tu negocio, consulta a un abogado o contador.
1. Guardar contratos y documentos
Los contratos y comprobantes dispersos entre correos y carpetas desaparecen justo cuando más los necesitas. Reúne todo en un solo lugar y vincula cada archivo al cliente o proveedor correcto.
Ruta del menú: Contratos + Biblioteca de medios
- Abre Contratos y haz clic en + Crear para registrar el acuerdo, con Cliente, Valor, Fecha de inicio y Fecha de fin.
- En la pestaña Adjuntos del contrato, haz clic en Subir archivo y añade el PDF firmado, la póliza de seguro o la licencia.
- Abre Biblioteca de medios y crea carpetas por tema (Licencias, Seguros, Contratos, Certificados).
- Haz clic en Subir para guardar copias de las pólizas (business insurance, cyber insurance) y de los permisos en esas carpetas.
- Renombra cada archivo con una fecha y un asunto (por ejemplo: 2026-Licencia-Funcionamiento) para localizarlo después.
Define siempre la Fecha de fin del contrato y pon la fecha en el nombre del archivo de la licencia. Así detectas con antelación lo que hay que renovar antes de que venza.
2. Controlar accesos y proteger datos
¿Quién puede ver la nómina, los contratos y los datos de clientes? Limitar los accesos reduce el riesgo y ayuda a demostrar cuidado con la información sensible.
Ruta del menú: Gestión de usuarios
- Abre Gestión de usuarios y haz clic en + Crear para registrar a cada persona del equipo.
- Asigna a cada usuario un rol (role) que corresponda a su trabajo (finanzas, RR. HH., ventas).
- En Permisos, marca solo los módulos que el rol necesita y desmarca el resto.
- Revisa la lista periódicamente y desactiva a los usuarios que dejaron la empresa.
- Usa el campo de notas para registrar cuándo y por qué se concedió o quitó un acceso.
3. Mantener registros financieros para auditoría
Una auditoría pide asientos rastreables y documentos de respaldo. Mantener la contabilidad al día hace que cada importe sea explicable.
Ruta del menú: Contabilidad
- Abre Contabilidad y comprueba que el plan de cuentas refleje tus categorías de ingresos y gastos.
- Registra cada movimiento con fecha, importe, cuenta y una descripción clara.
- Adjunta el comprobante (factura, recibo, boleta) al asiento correspondiente.
- Genera los informes por período y expórtalos al archivo del ejercicio.
- Concilia los saldos con el extracto bancario antes de cerrar cada mes.
Cierra la contabilidad un día fijo del mes. Un cierre con rutina evita la acumulación y deja los registros listos para cualquier revisión.
4. Organizar documentos y registros de empleados
Los contratos de trabajo, comprobantes y fechas clave deben estar reunidos por persona. Esto ayuda a cumplir obligaciones de legislación laboral.
Ruta del menú: RR. HH.
- Abre RR. HH. y registra a cada empleado con datos personales, cargo y fecha de ingreso.
- En la ficha de la persona, usa el área de documentos para adjuntar contrato, identificación y comprobantes.
- Registra ausencias, vacaciones y capacitaciones en las pestañas correspondientes.
- Guarda los comprobantes ligados a workers compensation en la ficha del empleado correcto.
- Revisa las fichas periódicamente para comprobar si falta algún documento obligatorio.
5. Estandarizar consentimientos y checklists
Recoger aceptaciones y seguir checklists siempre de la misma forma crea un rastro consistente. Un formulario reutilizable asegura que no se olvide nada.
Ruta del menú: Constructor de formularios
- Abre Constructor de formularios y haz clic en + Crear.
- Dale un Nombre al formulario (por ejemplo: Consentimiento de datos o Checklist de incorporación).
- Arrastra los campos: Casilla de verificación para la aceptación, Texto, Fecha y Adjunto.
- Marca como Obligatorios los campos esenciales y haz clic en Guardar.
- Usa Publicar y comparte el enlace; cada envío queda registrado con fecha y hora.