Automatización: cómo automatizar tareas en ERP Instfy

Esta guía muestra, paso a paso, cómo hacer automatización de negocios dentro de ERP Instfy: automatizar facturas, automatizar recordatorios de pago, automatizar la captación de leads en el CRM, automatizar correos y automatizar agendamientos.

La automatización de flujos de trabajo (workflow automation) es entregar al software las tareas repetitivas para que tu equipo deje de reenviar facturas, perseguir pagos y escribir los mismos correos. Sigue las tareas de abajo para configurar cada automatización una sola vez.

1. Automatizar facturas y recurrencia

Configura una factura para que se repita en un ciclo fijo. ERP Instfy genera y envía cada factura por su cuenta, sin que nadie rehaga el trabajo cada mes.

Ruta del menú: Facturas de venta

1. Abre Facturas de venta y haz clic en Crear para empezar una factura nueva.
2. Selecciona el cliente, agrega los productos o servicios y revisa los montos.
3. Activa la opción Recurrente (recurring invoice) en la factura.
4. Define el ciclo (semanal, mensual o anual), la fecha de inicio y, si quieres, la fecha de fin.
5. Marca para enviar por correo automáticamente en cada generación.
6. Haz clic en Guardar. A partir de aquí, cada factura se crea y se envía en el ciclo definido.

2. Automatizar recordatorios de pago

Haz que ERP Instfy cobre al cliente por ti, con avisos automáticos antes y después del vencimiento, para reducir atrasos sin cobros manuales.

Ruta del menú: Configuración

1. Abre Configuración y ve a Notificaciones.
2. Activa los recordatorios de pago para facturas abiertas.
3. Define cuándo se dispara cada aviso, por ejemplo tres días antes y un día después del vencimiento.
4. Elige la plantilla de correo usada en el recordatorio.
5. Haz clic en Guardar. Las facturas empiezan a enviar recordatorios solas según las reglas.

3. Automatizar la captación de leads

Publica un formulario que envía cada respuesta directo al CRM como lead nuevo, sin que nadie copie datos del correo a una hoja de cálculo.

Ruta del menú: Constructor de formularios

1. Abre Constructor de formularios y haz clic en Crear formulario.
2. Arrastra los campos que necesitas, como nombre, correo, teléfono y mensaje.
3. En la configuración del formulario, activa el envío al CRM (form feeds CRM).
4. Define que cada respuesta se convierta en un lead y elige al responsable.
5. Haz clic en Publicar y copia el enlace o el código de inserción para tu sitio web.
6. Cada envío del formulario crea un lead automáticamente en el CRM.

4. Automatizar correos estándar

Crea plantillas reutilizables para bienvenidas, confirmaciones y recordatorios, para nunca reescribir el mismo mensaje.

Ruta del menú: Configuración > Plantillas de correo

1. Abre Configuración y haz clic en Plantillas de correo.
2. Haz clic en Nueva plantilla y ponle un nombre claro, como "Bienvenida" o "Factura enviada".
3. Escribe el asunto y el cuerpo del correo.
4. Inserta las variables disponibles, como nombre del cliente y número de factura, para personalizar automáticamente.
5. Haz clic en Guardar. La plantilla queda disponible para facturas, recordatorios y demás correos de ERP Instfy.

5. Automatizar agendamientos

Deja que los clientes reserven sus propios horarios y mantén las citas y los vencimientos visibles en un solo calendario.

Ruta del menú: Calendario

1. Abre Calendario y define tu disponibilidad de horarios.
2. Genera el enlace de agendamiento self-service para enviar a los clientes.
3. Activa los recordatorios automáticos de evento por correo para ti y para el invitado.
4. Revisa la vista Semana o Mes para seguir los agendamientos que llegan.
5. Cada horario reservado se convierte en un evento del Calendario, junto con los vencimientos que ERP Instfy ya trae.