Agentes de gestión y automatización de procesos
Usa el CRM, los análisis y las conversaciones de Instfy Agent en tu rutina, y descubre cómo automatizar procesos hoy con ERP Instfy.
Además de atender a los visitantes, Instfy Agent tiene recursos de gestión para que sigas los resultados y trabajes las oportunidades. Esta página muestra lo que existe hoy, cómo integrarlo en la rutina del equipo, lo que está en la hoja de ruta y dónde automatizar procesos ahora, usando ERP Instfy.
Antes de empezar
- Ten un agente creado y publicado (consulta Crear y publicar tu agente).
- Confirma tu nivel de acceso en el Studio: editar el CRM y el conocimiento requiere un nivel con ese permiso, como Propietario, Administrador o Gestor.
Lo que existe hoy
| Recurso | Dónde está | Para qué sirve |
|---|---|---|
| CRM de leads | Pestaña CRM del agente | Organizar oportunidades en un tablero Kanban o en una tabla |
| Análisis | Pestaña Análisis del agente | Medir volumen, respuestas automáticas, leads y brechas |
| Conversaciones | Pestaña Conversaciones del agente | Leer cada atención y su canal de origen |
| Dashboard | Menú Dashboard | Ver los números de toda la organización |
Trabajar los leads en el CRM del agente
El CRM del agente es un tablero con las etapas predeterminadas Nuevo, Contactado, Calificado, Propuesta, Ganado y Perdido. Puedes editar las etapas de cada agente.
Ruta en el menú: Agentes > (tu agente) > CRM
- Abre el agente y haz clic en la pestaña CRM.
- Crea un lead con Nombre, Email, Teléfono, Empresa, Valor, Etiquetas y Notas.
- Arrastra la tarjeta entre las etapas a medida que avanza la negociación.
- Usa Enriquecer para completar la empresa, el sitio web y el tipo de correo (corporativo o personal) a partir del dominio del correo electrónico.
- Cambia a la vista de tabla cuando quieras revisar muchos leads a la vez.
Cuando el visitante proporciona su nombre y contacto en la conversación, esos datos quedan registrados en el historial de la pestaña Conversaciones. Para trabajar el contacto en el embudo, registra el lead en la pestaña CRM. Los leads también se pueden enviar al CRM por API, desde un formulario o un sistema propio.
Seguir los análisis
La pestaña Análisis muestra: total de conversaciones, tasa de respuesta automática, brechas de conocimiento, leads capturados, conversión a lead, clics en WhatsApp, conversaciones por día, canales y temas más consultados.
El Dashboard de la organización suma todos los agentes: conversaciones de hoy y del mes, leads, conversión, valor en pipeline, valor ganado, tasa de cierre, agentes activos, embudo de leads y preguntas más frecuentes.
Rutina sugerida
| Frecuencia | Qué hacer |
|---|---|
| Diaria | Leer las nuevas conversaciones y registrar en el CRM los contactos con intención de compra |
| Diaria | Mover los leads en el tablero y registrar notas del contacto realizado |
| Semanal | Abrir Brechas de conocimiento y responder esas preguntas en la base, con un Texto o preguntas frecuentes |
| Semanal | Revisar los Temas más consultados y ajustar las preguntas sugeridas en el Builder |
| Mensual | Comparar conversión, pipeline y tasa de cierre en el Dashboard |
| Siempre que cambie el sitio | Hacer clic en Actualizar en las fuentes de URL para reindexar el contenido |
Cada brecha respondida es una pregunta menos para tu equipo. La revisión semanal de las brechas es el hábito que más mejora al agente.
En la hoja de ruta: integraciones de Instfy Agent
La pantalla Integraciones del Studio lista los conectores planificados. Todos están En la hoja de ruta y todavía no se pueden activar:
- Notificación por correo electrónico: aviso por cada nuevo lead.
- Slack: alertas de leads y traspaso a atención humana.
- Webhook: envío (POST) a una URL tuya cuando ocurran eventos.
- Zapier / Make: conexión con automatizaciones de terceros.
- HubSpot: sincronización de leads y conversaciones.
- Google Sheets: exportación de leads a una hoja de cálculo.
- WhatsApp Business: continuar en WhatsApp la conversación iniciada en el widget.
- API de ingesta: alimentar la base de conocimiento con herramientas como n8n o Make.
Automatiza procesos hoy con ERP Instfy
Si tu objetivo es automatizar la operación, el camino disponible hoy es ERP Instfy. Al ser un sistema integrado, los documentos que registras alimentan los demás módulos sin volver a digitarlos, por ejemplo, las ventas y compras se reflejan en finanzas y en el inventario.
El ERP también tiene conexiones con otras herramientas en el área de configuración:
- Slack Settings: avisos de eventos del sistema para el equipo en Slack.
- Twilio Settings: envío de mensajes SMS.
- Webhook Settings: envío de datos a otros sistemas cuando algo ocurre en el ERP.
- Email Notification Settings (configuración de notificaciones por correo): elección de qué correos automáticos envía el sistema.
Consulta el paso a paso en Integraciones y ejemplos prácticos en Automatización de procesos.
Preguntas frecuentes
¿Instfy Agent ejecuta acciones en otros sistemas?
No. Hoy el agente responde con texto y organiza leads en el CRM del propio Studio. Las integraciones con webhook, HubSpot, Slack, Zapier, Make, Google Sheets y WhatsApp Business están en la hoja de ruta.
¿Los contactos de la conversación se convierten en leads automáticamente?
No. El contacto que proporciona el visitante queda en el historial de la conversación. Para trabajarlo en el embudo, registra el lead en la pestaña CRM o envíalo por API.
¿Qué es una brecha de conocimiento?
Es una pregunta que el agente no supo responder porque la información no está en la base. Aparece en la pestaña Análisis para que completes el contenido.
¿Cómo automatizo los procesos de la empresa hoy?
Usa ERP Instfy: integra los módulos y tiene configuraciones de Slack, Twilio, webhooks y correos automáticos. Consulta las páginas Integraciones y Automatización de procesos.
¿Puedo cambiar las etapas del embudo del agente?
Sí. Las etapas predeterminadas son Nuevo, Contactado, Calificado, Propuesta, Ganado y Perdido, y se pueden editar para cada agente.
Próximos pasos
Configura las automatizaciones del ERP o vuelve a la visión general de la IA.