Operaciones y procesos: cómo organizar en ERP Instfy

Aprende a poner tu operación en orden dentro de ERP Instfy: estructura proyectos, estandariza procesos con checklists, controla el inventario y sigue la productividad en un solo lugar.

Esta guía te muestra, paso a paso, cómo convertir la rutina en proceso dentro de ERP Instfy. Usa estas secciones para armar tus procedimientos operativos estándar (SOP), el manual de operaciones, la gestión de inventario (inventory management), la gestión de proyectos (project management) y el flujo de trabajo (workflow management) del equipo.

1. Estructurar el trabajo en proyectos y tareas

Todo trabajo con alcance y plazo empieza como proyecto. Así reúnes tareas, equipo y etapas en un solo lugar y no pierdes el control de la operación.

Ruta del menú: Proyectos

1. Abre Proyectos y haz clic en + Crear en la esquina superior derecha.
2. Completa Nombre, Cliente y Presupuesto, y define la Fecha de inicio y la Fecha de fin.
3. Agrega los Miembros del equipo que van a participar y haz clic en Guardar.
4. Abre el proyecto y crea las Etapas (por ejemplo: Por hacer, Haciendo, Hecho) en la pestaña del tablero.
5. Haz clic en + Crear tarea, completa Título, Responsable, Etapa, Prioridad y Fecha límite, y guarda.
6. Arrastra las tareas entre etapas a medida que avanza el trabajo; el progreso del proyecto se actualiza solo.

2. Estandarizar procesos con formularios y checklists

Los procesos que dependen de la memoria de las personas fallan. Convierte cada rutina en un formulario o checklist reutilizable para que todos sigan el mismo estándar.

Ruta del menú: Constructor de formularios

1. Abre Constructor de formularios y haz clic en + Crear.
2. Dale un Nombre al formulario (por ejemplo: Checklist de apertura de tienda) y guarda para abrir el editor.
3. Arrastra los campos que necesites: Casilla de verificación para ítems de checklist, Texto, Fecha y Adjunto.
4. Marca como Obligatorios los campos que no pueden quedar en blanco y haz clic en Guardar.
5. Usa Vista previa para probar el llenado y luego Publica el formulario para el equipo.
6. Comparte el enlace o incrusta el formulario para que cada ejecución del proceso quede registrada.

3. Controlar el inventario

Mantener el inventario actualizado evita vender ítems no disponibles y comprar de más. En ERP Instfy el control empieza en el catálogo de productos y servicios.

Ruta del menú: Productos y servicios

1. Abre Productos y servicios y haz clic en + Crear.
2. Completa Nombre, SKU, Precio de venta y Precio de costo.
3. Indica la Cantidad en stock inicial y define el Stock mínimo de alerta.
4. Haz clic en Guardar. El ítem aparece en la lista con su nivel de stock actual.
5. Sigue la columna de Cantidad y repón los ítems que queden por debajo del stock mínimo.

4. Registrar horas y productividad

El registro de horas muestra cuánto tiempo consume realmente cada tarea. Es la base para medir la productividad y comparar el costo con el presupuesto.

Ruta del menú: Registro de horas

1. Abre Registro de horas y haz clic en + Crear.
2. Selecciona el Proyecto y la Tarea en la que trabajaste.
3. Indica la Fecha y la Cantidad de horas, y describe la actividad realizada.
4. Haz clic en Guardar. Las horas se suman al proyecto y al responsable.
5. Repite en cada jornada para mantener el historial de productividad siempre completo.

5. Seguir la operación

Con proyectos, procesos, inventario y horas al día, el panel lo reúne todo para que decidas con datos antes de que algo se retrase.

Ruta del menú: Dashboard > Proyectos

1. Abre Dashboard > Proyectos.
2. Revisa el Progreso de cada proyecto (porcentaje de tareas completadas).
3. Compara las Horas registradas con el presupuesto planificado.
4. Identifica los proyectos con plazo próximo o etapas atrasadas.
5. Redistribuye tareas o refuerza el equipo donde el progreso esté estancado.