Operação e processos: como organizar no ERP Instfy

Aprenda a colocar a operação em ordem no ERP Instfy: estruture projetos, padronize processos com checklists, controle o estoque e acompanhe a produtividade em um só lugar.

Este guia mostra, passo a passo, como transformar rotina em processo dentro do ERP Instfy. Use estas seções para montar seus procedimentos operacionais padrão (SOP), o manual de operações, a gestão de estoque (inventory management), a gestão de projetos (project management) e o fluxo de trabalho (workflow management) da equipe.

1. Estruturar o trabalho em projetos e tarefas

Todo trabalho com escopo e prazo começa como projeto. Assim você reúne tarefas, equipe e etapas em um lugar só e não perde o controle da operação.

Caminho no menu: Projetos

1. Abra Projetos e clique em + Criar no canto superior direito.
2. Preencha Nome, Cliente e Orçamento, e defina a Data de início e a Data de término.
3. Adicione os Membros da equipe que vão participar e clique em Salvar.
4. Abra o projeto e crie as Etapas (por exemplo: A fazer, Fazendo, Concluído) na aba do quadro.
5. Clique em + Criar tarefa, preencha Título, Responsável, Etapa, Prioridade e Prazo, e salve.
6. Arraste as tarefas entre as etapas conforme o trabalho avança; o progresso do projeto atualiza sozinho.

2. Padronizar processos com formulários e checklists

Processos que dependem da memória das pessoas falham. Transforme cada rotina em um formulário ou checklist reutilizável para garantir que todo mundo siga o mesmo padrão.

Caminho no menu: Construtor de formulários

1. Abra Construtor de formulários e clique em + Criar.
2. Dê um Nome ao formulário (por exemplo: Checklist de abertura de loja) e salve para abrir o editor.
3. Arraste os campos que precisar: Caixa de seleção para itens de checklist, Texto, Data e Anexo.
4. Marque como Obrigatórios os campos que não podem ficar em branco e clique em Salvar.
5. Use Pré-visualizar para testar o preenchimento e depois Publicar o formulário para a equipe.
6. Compartilhe o link ou incorpore o formulário para que cada execução do processo fique registrada.

3. Controlar o estoque

Manter o estoque atualizado evita venda de item indisponível e compra em excesso. No ERP Instfy o controle começa no cadastro de produtos e serviços.

Caminho no menu: Produtos e serviços

1. Abra Produtos e serviços e clique em + Criar.
2. Preencha Nome, SKU, Preço de venda e Preço de custo.
3. Informe a Quantidade em estoque inicial e defina o Estoque mínimo de alerta.
4. Clique em Salvar. O item passa a aparecer na lista com o nível de estoque atual.
5. Acompanhe a coluna de Quantidade e reponha os itens que ficarem abaixo do estoque mínimo.

4. Apontar horas e produtividade

O apontamento de horas mostra quanto tempo cada tarefa realmente consome. É a base para medir produtividade e comparar custo com orçamento.

Caminho no menu: Apontamento de horas

1. Abra Apontamento de horas e clique em + Criar.
2. Selecione o Projeto e a Tarefa em que trabalhou.
3. Informe a Data e a Quantidade de horas, e descreva a atividade realizada.
4. Clique em Salvar. As horas são somadas ao projeto e ao responsável.
5. Repita a cada jornada para manter o histórico de produtividade sempre completo.

5. Acompanhar a operação

Com projetos, processos, estoque e horas em dia, o painel reúne tudo para você decidir com dados antes que algo saia do prazo.

Caminho no menu: Dashboard > Projetos

1. Abra Dashboard > Projetos.
2. Verifique o Progresso de cada projeto (percentual de tarefas concluídas).
3. Compare as Horas apontadas com o orçamento planejado.
4. Identifique os projetos com prazo próximo ou etapas atrasadas.
5. Redistribua tarefas ou reforce a equipe onde o progresso estiver travado.