Contabilidade e financeiro

Cadastre clientes, fornecedores e contas bancárias, registre recebimentos, pagamentos, receitas e despesas e gere relatórios financeiros.

O módulo Accounting (Contabilidade) é o centro financeiro do ERP Instfy. Aqui ficam os cadastros de clientes e fornecedores, as contas bancárias, o plano de contas, os recebimentos e pagamentos ligados a faturas, as receitas e despesas avulsas, as notas de débito e crédito e os relatórios. Tudo o que é vendido ou comprado nos outros módulos termina aqui como dinheiro que entrou ou saiu.

Antes de começar

• Moeda e dados da empresa definidos em Settings. Veja Configurações.
• Permissões da equipe financeira revisadas. Veja Perfis e permissões.
• Combine com seu contador a estrutura do plano de contas antes de lançar os primeiros valores.

Revisar o System Setup e o plano de contas

O plano de contas classifica cada valor que entra ou sai. É a base dos relatórios e das Partidas dobradas.

Caminho no menu: Accounting > System Setup e Accounting > Chart Of Accounts

1. Abra Accounting > System Setup e revise os tipos de conta e as demais configurações disponíveis.
2. Abra Accounting > Chart Of Accounts para ver as contas existentes.
3. Para incluir uma conta, clique em Create (ou no ícone +), informe nome, código e tipo, e clique em Save.

Cadastrar clientes e fornecedores

Caminho no menu: Accounting > Customers e Accounting > Vendors

1. Abra Accounting > Customers e clique em Create.
2. Preencha os dados do cliente, como nome, e-mail, telefone e endereço de cobrança.
3. Clique em Save. O cliente fica disponível em propostas, cotações, faturas, contratos e PDV.
4. Repita o processo em Accounting > Vendors para os fornecedores, usados nas faturas de compra.

Cadastrar contas bancárias e transferir entre contas

Caminho no menu: Accounting > Banking

1. Abra o submenu Accounting > Banking e entre na lista de contas bancárias.
2. Clique em Create e informe os dados da conta, como nome, banco e saldo inicial.
3. Clique em Save. A conta passa a aparecer em recebimentos, pagamentos, receitas e despesas.
4. Para mover dinheiro entre contas, abra as transferências no mesmo submenu, escolha origem, destino, valor e data, e salve.

Registrar recebimentos e pagamentos de faturas

Caminho no menu: Accounting > Customer Payments e Accounting > Vendor Payments

1. Para recebimento de cliente, abra Accounting > Customer Payments e clique em Create.
2. Selecione o cliente, a [fatura de venda](#/sales-invoice), o valor, a data e a conta de entrada. Clique em Save.
3. Para pagamento a fornecedor, abra Accounting > Vendor Payments e clique em Create.
4. Selecione o fornecedor, a [fatura de compra](#/purchase), o valor, a data e a conta de saída. Clique em Save.
5. O status das faturas e o saldo das contas são atualizados.

Lançar receitas e despesas avulsas

Use Revenue e Expense para valores que não vêm de faturas, como rendimentos, tarifas bancárias, aluguel ou contas de consumo.

Caminho no menu: Accounting > Revenue e Accounting > Expense

1. Abra Accounting > Revenue (ou Expense) e clique em Create.
2. Informe data, valor, conta bancária e a classificação do lançamento.
3. Vincule o cliente ou fornecedor, se houver, e adicione uma referência ou descrição.
4. Clique em Save. O saldo da conta é atualizado.

Emitir notas de débito e de crédito

Caminho no menu: Accounting > Debit Notes e Accounting > Credit Notes

1. Use Credit Notes quando a empresa deve um valor ao cliente, por exemplo após uma devolução de venda.
2. Use Debit Notes quando o fornecedor deve um valor à empresa, por exemplo após uma devolução de compra.
3. Clique em Create, selecione o cliente ou fornecedor e o documento relacionado, informe o valor e clique em Save.

Consultar relatórios e o Account Dashboard

Caminho no menu: Accounting > Reports e Dashboard > Account Dashboard

1. Abra Dashboard > Account Dashboard para uma visão rápida de saldos, receitas e despesas.
2. Para detalhes, abra Accounting > Reports e escolha o relatório desejado.
3. Defina o período e os filtros disponíveis e gere o relatório.
4. Para demonstrativos contábeis completos, use [Partidas dobradas](#/double-entry).

Fluxo completo

Vendas: Proposta ou Cotação > Fatura de venda > Customer Payments > Relatórios

Compras: Fatura de compra > Vendor Payments > Relatórios

Planejamento: Budget Planner e Goal comparam o realizado da Contabilidade com o planejado

A Contabilidade recebe os documentos de Faturas de venda e Compras, registra a movimentação nas contas bancárias e alimenta Partidas dobradas, o Planejador de orçamento e as Metas.

Perguntas frequentes

Qual a diferença entre Revenue e Customer Payments?

Customer Payments registra o pagamento de uma fatura de venda e baixa o valor em aberto dela. Revenue registra entradas que não vêm de faturas. Usar os dois para o mesmo valor duplica a receita.

Onde cadastro as contas bancárias?

No submenu Accounting > Banking, que reúne as contas bancárias e as transferências entre contas.

Onde fica o plano de contas?

Em Accounting > Chart Of Accounts. Os tipos de conta e outras configurações do módulo ficam em Accounting > System Setup.

Quando uso nota de crédito ou nota de débito?

Nota de crédito (Credit Notes) quando sua empresa deve um valor ao cliente. Nota de débito (Debit Notes) quando o fornecedor deve um valor à sua empresa. Ambas costumam acompanhar devoluções.

O ERP Instfy substitui meu contador?

Não. O ERP Instfy organiza os lançamentos e gera relatórios, mas obrigações fiscais e decisões contábeis continuam sob responsabilidade do seu contador.

Próximos passos

Com o dia a dia financeiro em ordem, aprofunde a análise e o planejamento.