RH, ponto, férias e folha (HRM)

Monte a estrutura da empresa, cadastre colaboradores, controle ponto e férias, gere a folha e registre toda a vida funcional.

O módulo HRM cobre a jornada completa do colaborador: da estrutura organizacional ao desligamento. Esta página segue essa ordem: estrutura, colaboradores, ponto e férias, folha, vida do colaborador e desligamento. A visão consolidada fica em Dashboard > HRM Dashboard.

Antes de começar

• Cadastre os usuários que terão acesso ao sistema em Usuários e perfis e defina o que cada perfil pode ver em Perfis e permissões.
• Revise a moeda e os dados da empresa em Configurações da empresa.
• Tenha em mãos a lista de filiais, departamentos e cargos. Eles alimentam as listas do cadastro de colaboradores.

1. Estrutura: filiais, departamentos e cargos

A estrutura organizacional vem primeiro, porque todo colaborador é vinculado a uma filial, um departamento e um cargo.

Caminho no menu: HRM > System Setup (Configuração do sistema)

1. Abra HRM > System Setup. A tela de filiais (Branches) é aberta.
2. Clique no botão + (Create), informe o nome da filial e clique em Save.
3. No menu interno da configuração, abra os departamentos e cadastre cada um, vinculado à filial.
4. Em seguida, abra os cargos e cadastre cada um, vinculado ao departamento.
5. Revise as demais listas disponíveis na configuração, que alimentam outros cadastros do módulo.

2. Cadastrar colaboradores

O colaborador é a base do RH: sem ele não há ponto, férias nem folha.

Caminho no menu: HRM > Employees (Colaboradores)

1. Abra HRM > Employees.
2. Clique no botão + (Create).
3. Preencha os dados pessoais e de contato, e selecione filial, departamento e cargo.
4. Informe os dados de admissão e, se quiser, anexe documentos e dados bancários.
5. Clique em Save. O colaborador aparece na lista e passa a estar disponível em todo o módulo.

3. Ponto: turnos e presenças

O controle de ponto começa pelos turnos (horários de trabalho) e segue com o registro diário de presença.

Caminho no menu: HRM > Attendance > Shifts e HRM > Attendance > Attendances

1. Abra HRM > Attendance > Shifts e cadastre os turnos da empresa, com os horários de entrada e saída.
2. Abra HRM > Attendance > Attendances para ver e registrar as presenças.
3. Clique no botão + (Create), selecione o colaborador e a data e informe os horários.
4. Clique em Save. Use os filtros da lista para conferir as presenças por período ou por pessoa.

4. Férias e licenças

As licenças cobrem férias, atestados e folgas. O fluxo tem três partes: tipos, pedidos e saldo.

Caminho no menu: HRM > Leave Management (Gestão de licenças)

1. Em Leave Management > Leave Types, cadastre os tipos de licença da empresa e a quantidade de dias de cada um.
2. Em Leave Management > Leave Applications, clique em + (Create) para registrar um pedido, com colaborador, tipo, período e motivo.
3. O gestor abre o pedido na lista e aprova ou rejeita.
4. Em Leave Management > Leave Balance, confira quantos dias cada colaborador já usou e quantos ainda tem.

Cadastre também os feriados em HRM > Holidays, para que a equipe saiba quais dias não são úteis.

5. Folha de pagamento

A folha usa o salário definido para cada colaborador e gera os holerites do período.

Caminho no menu: HRM > Payslip > Set Salary e HRM > Payslip > Payroll

1. Abra Payslip > Set Salary e, para cada colaborador, defina o salário e os componentes adicionais ou de desconto aplicáveis.
2. Abra Payslip > Payroll e crie a folha do período desejado.
3. Revise os valores calculados de cada colaborador.
4. Gere os holerites e disponibilize-os para os colaboradores.

6. Vida do colaborador

Registre os acontecimentos da carreira para manter um histórico confiável de cada pessoa.

Caminho no menu: HRM (itens abaixo)

1. Abra o item desejado no menu HRM.
2. Clique no botão + (Create).
3. Selecione o colaborador (ou o público, no caso de comunicados e eventos) e preencha os dados do registro.
4. Clique em Save. O registro passa a fazer parte do histórico.

7. Desligamento: pedidos de demissão e desligamentos

O desligamento também deve ficar registrado, seja por iniciativa do colaborador ou da empresa.

Caminho no menu: HRM > Resignations e HRM > Terminations

1. Para pedido de demissão do colaborador, abra HRM > Resignations e clique em + (Create).
2. Para desligamento por iniciativa da empresa, abra HRM > Terminations e clique em + (Create).
3. Selecione o colaborador, informe as datas e o motivo.
4. Clique em Save. Depois, revise saldo de férias e a última folha do colaborador.

Fluxo completo

1. Estrutura em HRM > System Setup: filiais, departamentos e cargos.
2. Colaboradores em HRM > Employees.
3. Turnos e presenças em Attendance; tipos, pedidos e saldo em Leave Management; feriados em Holidays.
4. Salários em Set Salary e folha em Payroll.
5. Premiações, promoções, transferências, comunicados e demais registros ao longo da carreira.
6. Desligamento em Resignations ou Terminations.
7. Acompanhamento geral no HRM Dashboard.

Perguntas frequentes

Por onde começo a configurar o RH?

Comece por HRM > System Setup, cadastrando filiais, departamentos e cargos. Depois cadastre os colaboradores. Sem essa estrutura, as listas do cadastro ficam vazias.

Qual a diferença entre Leave Applications e Leave Balance?

Leave Applications são os pedidos de licença, que passam por aprovação. Leave Balance mostra o saldo de dias de cada colaborador, já considerando o que foi aprovado.

O ERP Instfy calcula impostos e encargos trabalhistas brasileiros?

A folha usa o salário e os componentes que você cadastra em Set Salary. Regras legais específicas, como encargos e obrigações acessórias, devem ser conferidas com o seu contador antes do pagamento.

Qual a diferença entre Resignations e Terminations?

Resignations registra o pedido de demissão feito pelo colaborador. Terminations registra o desligamento por iniciativa da empresa.

O colaborador consegue ver seus próprios dados?

Sim, quando ele tem usuário no sistema e o perfil permite. As permissões são definidas em User Management > Roles.

Próximos passos

Com o RH estruturado, avance para avaliações, treinamentos e contratações.