Projetos e tarefas

Crie projetos, convide a equipe, organize tarefas em quadro, registre bugs e acompanhe prazos e resultados em um só lugar.

O módulo Project reúne tudo o que um trabalho com escopo e prazo precisa: equipe, tarefas, etapas, bugs e calendário. Use-o para entregas a clientes, projetos internos, implantações e qualquer demanda que precise de responsável e data. O acompanhamento geral fica no Project Dashboard e no Projects Report.

Antes de começar

• Cadastre as pessoas que vão trabalhar nos projetos em Usuários e perfis. Só usuários existentes podem ser adicionados como membros.
• Confira se o perfil de cada pessoa tem permissão para ver e editar projetos em Perfis e permissões.
• Se o projeto for para um cliente, cadastre-o antes em Accounting > Customers (Clientes). Veja Financeiro e contabilidade.
• Defina as etapas de tarefas na configuração do módulo (tarefa abaixo). Isso garante um quadro padronizado para toda a empresa.

Configurar as etapas de tarefas

As etapas são as colunas do quadro (por exemplo: A fazer, Em andamento, Em revisão, Concluído). Configure uma vez e todos os projetos passam a usar o mesmo fluxo.

Caminho no menu: Project > System Setup (Configuração do sistema)

1. Abra Project > System Setup. A tela de etapas de tarefas é aberta.
2. Clique no botão + (Create) para adicionar uma etapa.
3. Informe o nome da etapa e, se disponível, a cor que a identifica no quadro.
4. Clique em Save. Repita para cada etapa do seu fluxo.
5. Ajuste a ordem das etapas para que reflitam a sequência real do trabalho, da primeira à última.

Criar um projeto

Todo trabalho com escopo e prazo começa como projeto, para reunir equipe, tarefas e arquivos no mesmo lugar.

Caminho no menu: Project > Projects (Projetos)

1. Abra Project > Projects.
2. Clique no botão + (Create).
3. Preencha os dados do projeto, como nome, descrição, datas de início e de término e, quando houver, o cliente e o orçamento.
4. Clique em Save. O projeto aparece na lista e pode ser aberto para receber membros e tarefas.

Adicionar membros ao projeto

Os membros são as pessoas que veem o projeto e podem receber tarefas. Adicione apenas quem realmente participa.

Caminho no menu: Project > Projects > (abrir o projeto)

1. Em Project > Projects, clique no projeto para abrir seus detalhes.
2. Localize a área de membros e clique na opção de convidar ou adicionar.
3. Selecione os usuários na lista.
4. Confirme. Os membros passam a aparecer no projeto e ficam disponíveis como responsáveis pelas tarefas.

Criar e atribuir tarefas

O projeto avança em tarefas. Quebre o trabalho em partes claras, com um responsável e um prazo para cada uma.

Caminho no menu: Project > Projects > (abrir o projeto) > Tarefas

1. Abra o projeto e acesse a área de tarefas.
2. Clique no botão + (Create).
3. Preencha o título e a descrição da tarefa, escolha o responsável entre os membros, a prioridade e as datas.
4. Clique em Save. A tarefa entra no quadro, na etapa indicada.

Trabalhar no quadro de tarefas

O quadro mostra em que etapa cada tarefa está, para você enxergar o andamento do projeto de relance.

Caminho no menu: Project > Projects > (abrir o projeto) > Tarefas

1. Abra o projeto e entre na visão de quadro das tarefas.
2. Arraste o cartão da tarefa de uma coluna para outra conforme o trabalho avança.
3. Clique no cartão para abrir a tarefa e ajustar responsável, prazo ou descrição, ou para registrar comentários e anexos.
4. Ao terminar, mova o cartão para a última etapa. O progresso do projeto é atualizado.

Registrar e acompanhar bugs

Em projetos de software ou de implantação, os bugs ficam separados das tarefas. Assim a equipe vê com clareza o que é trabalho novo e o que é correção.

Caminho no menu: Project > Projects > (abrir o projeto) > Bugs

1. Abra o projeto e acesse a área de bugs.
2. Clique no botão + (Create).
3. Descreva o problema, como reproduzi-lo, a prioridade e o responsável pela correção.
4. Clique em Save. Acompanhe o bug pelas etapas até ser resolvido.

Ver o calendário de tarefas

O calendário de tarefas mostra os prazos distribuídos no tempo. É a melhor visão para detectar semanas sobrecarregadas.

Caminho no menu: Project > Projects > (abrir o projeto) > Calendário de tarefas

1. Abra o projeto e acesse a visão de calendário das tarefas.
2. Navegue entre os períodos para ver as tarefas por data.
3. Clique em uma tarefa para abrir os detalhes e ajustar o prazo, se necessário.

Acompanhar resultados no relatório e no painel

O relatório e o painel mostram se os projetos estão no prazo e onde está o gargalo.

Caminho no menu: Project > Projects Report e Dashboard > Project Dashboard

1. Abra Project > Projects Report para ver a situação de cada projeto, como progresso, tarefas e prazos.
2. Clique em um projeto do relatório para ver os detalhes por membro e por etapa.
3. Abra Dashboard > Project Dashboard para a visão geral de todos os projetos.
4. Redistribua tarefas ou revise prazos onde o progresso estiver travado.

Fluxo completo

1. Configure as etapas em Project > System Setup.
2. Crie o projeto em Project > Projects e adicione os membros.
3. Cadastre as tarefas, atribua responsáveis e prazos.
4. Movimente as tarefas no quadro e registre bugs quando surgirem.
5. Aponte as horas no Timesheet.
6. Acompanhe pelo Projects Report e pelo Project Dashboard.

Perguntas frequentes

Quem pode ver um projeto no ERP Instfy?

Veem o projeto os usuários adicionados como membros e os perfis com permissão de gestão de projetos. Para controlar quem acessa o módulo, ajuste as permissões do perfil em User Management > Roles.

Posso ter etapas diferentes em cada projeto?

As etapas de tarefas são configuradas em Project > System Setup e valem como padrão para a empresa. O recomendado é desenhar um fluxo genérico que sirva a todos os projetos, em vez de criar etapas específicas para cada um.

Qual a diferença entre tarefa e bug?

Tarefa é trabalho planejado que faz o projeto avançar. Bug é um defeito encontrado em algo já entregue ou em teste. Separar os dois ajuda a medir quanto esforço vai para construção e quanto vai para correção.

Como registro as horas gastas em uma tarefa?

As horas são lançadas no módulo Timesheet, vinculadas ao projeto e à tarefa. Veja o passo a passo em Apontamento de horas.

Onde vejo se um projeto está atrasado?

Use o Projects Report para a situação de cada projeto e o Project Dashboard para a visão consolidada. O calendário de tarefas também ajuda a ver prazos acumulados em uma mesma semana.

Próximos passos

Com o projeto rodando, registre as horas da equipe e acompanhe os números no painel.