Planejador de orçamento
Defina períodos, crie o orçamento, distribua valores por conta e acompanhe o planejado x realizado no Budget Planner do ERP Instfy.
O Budget Planner (Planejador de orçamento) transforma o plano financeiro da empresa em números que o sistema acompanha. Você define o período (por exemplo, o ano fiscal), cria o orçamento, faz as alocações de valores e, ao longo do tempo, usa o monitoramento para comparar o que foi planejado com o que realmente aconteceu na Contabilidade.
Antes de começar
- Plano de contas organizado em Accounting > Chart Of Accounts. As alocações usam essa estrutura. Veja Contabilidade.
- Lançamentos em dia (faturas, pagamentos, receitas e despesas), para o realizado refletir a realidade.
- Um plano numérico acordado com os sócios ou o financeiro: quanto se espera faturar e gastar em cada área.
| Menu | Etapa do ciclo |
|---|---|
| Budget Periods | 1. Definir o período |
| Budget | 2. Criar o orçamento |
| Budget Allocations | 3. Distribuir os valores |
| Budget Monitoring | 4. Comparar planejado x realizado |
Criar um período de orçamento
O período delimita o intervalo de datas que o orçamento cobre, como um ano ou um semestre.
Caminho no menu: Budget Planner > Budget Periods
- Abra Budget Planner > Budget Periods.
- Clique em Create (ou no ícone +).
- Informe um nome claro (ex.: "Ano fiscal 2027") e as datas de início e fim.
- Clique em Save. O período fica disponível para novos orçamentos.
Use o ano no nome do período. Quando houver vários, fica fácil escolher o certo nas próximas etapas.
Criar o orçamento
O orçamento é o documento que reúne as metas financeiras de um período.
Caminho no menu: Budget Planner > Budget
- Abra Budget Planner > Budget.
- Clique em Create (ou no ícone +).
- Dê um nome ao orçamento e selecione o período criado na etapa anterior.
- Preencha os demais dados solicitados, como o valor total previsto, se o formulário pedir.
- Clique em Save. O orçamento aparece na lista com seu status.
Se a sua conta usa fluxo de aprovação de orçamento, o status indica se ele ainda está em rascunho ou já foi aprovado. Revise com o responsável financeiro antes de começar o monitoramento.
Distribuir os valores (Budget Allocations)
As alocações dizem quanto do orçamento vai para cada conta ou área. É o coração do planejamento.
Caminho no menu: Budget Planner > Budget Allocations
- Abra Budget Planner > Budget Allocations.
- Clique em Create (ou no ícone +).
- Selecione o orçamento e a conta que receberá a alocação.
- Informe o valor planejado para essa conta.
- Clique em Save e repita para cada conta relevante.
Comece pelas contas que mais pesam: folha, aluguel, marketing e principais receitas. Um orçamento com 10 linhas bem pensadas vale mais do que 80 linhas no chute.
Acompanhar o planejado x realizado (Budget Monitoring)
O monitoramento compara as alocações com os lançamentos reais e mostra onde a empresa está acima ou abaixo do plano.
Caminho no menu: Budget Planner > Budget Monitoring
- Abra Budget Planner > Budget Monitoring.
- Selecione o orçamento ou o período que deseja analisar.
- Compare, para cada conta, o valor planejado com o valor realizado.
- Observe as diferenças: despesas acima do plano e receitas abaixo do plano pedem ação.
- Leve os desvios para a reunião financeira e decida se corrige a operação ou revisa a alocação.
Revisar o orçamento ao longo do ano
Orçamento é vivo. Quando a realidade muda de forma consistente, ajuste as alocações.
Caminho no menu: Budget Planner > Budget Allocations
- Abra Budget Planner > Budget Allocations e localize a alocação.
- Clique em editar (ícone de lápis) e altere o valor planejado.
- Clique em Save. O monitoramento passa a comparar com o novo valor.
Fluxo completo
O ciclo do orçamento no ERP Instfy tem quatro etapas, mais a operação do dia a dia:
Budget Periods > Budget > Budget Allocations > Lançamentos na Contabilidade > Budget Monitoring > Ajustes e próximo ciclo
- Defina o período.
- Crie o orçamento desse período.
- Distribua os valores por conta.
- Opere normalmente: Faturas de venda, Compras e Contabilidade geram o realizado.
- Monitore mensalmente e ajuste. No fim do período, crie o próximo ciclo e defina Metas alinhadas.
Perguntas frequentes
Qual a ordem certa para montar um orçamento?
Primeiro o período (Budget Periods), depois o orçamento (Budget), em seguida as alocações por conta (Budget Allocations) e, por fim, o acompanhamento em Budget Monitoring.
De onde vem o valor realizado?
Dos lançamentos registrados no ERP Instfy, como faturas, pagamentos, receitas e despesas, classificados nas contas do plano de contas. Se a operação não for lançada, o realizado fica abaixo da realidade.
Posso alterar o orçamento depois de criado?
Sim. Edite as alocações em Budget Allocations quando houver mudança relevante. O monitoramento passa a usar os novos valores.
Com que frequência devo olhar o Budget Monitoring?
Pelo menos uma vez por mês, depois que os lançamentos do mês estiverem completos. Empresas com caixa apertado se beneficiam de uma olhada semanal.
Qual a diferença entre orçamento e meta?
O orçamento planeja quanto entra e sai por conta em um período. A meta (módulo Goal) acompanha um objetivo específico, como juntar uma reserva ou atingir um valor, com marcos e contribuições.
Próximos passos
Com o orçamento rodando, defina metas e acompanhe os demonstrativos.