Cotações (orçamentos)

Monte cotações com itens, impostos e validade, envie ao cliente para aprovação e converta em fatura de venda em poucos cliques.

A Cotação (Quotation) é o orçamento formal que você entrega ao cliente com os preços de produtos e serviços. Use a cotação quando o cliente pede "quanto fica?" e precisa de um documento oficial para aprovar internamente. Depois de aprovada, ela é convertida e segue para o faturamento.

Antes de começar

• Cliente cadastrado em Accounting > Customers. Veja Contabilidade.
• Itens cadastrados em Product & Service > Items, com preço e imposto corretos. Veja Produtos e serviços.
• Impostos, categorias e unidades definidos em Product & Service > System Setup.
• E-mail da empresa configurado em Settings > Email Settings, se for enviar a cotação pelo sistema. Veja Configurações.

Caminho no menu: Quotation (Cotações)

Criar uma cotação

A cotação reúne os itens e o valor total em um documento numerado.

Caminho no menu: Quotation

1. Abra Quotation no menu lateral.
2. Clique em Create (ou no ícone +).
3. Selecione o cliente e informe a data da cotação e, quando houver, a validade.
4. Adicione os itens: escolha o produto ou serviço, ajuste a quantidade e confira preço, imposto e desconto.
5. Revise o total calculado e inclua observações, se precisar.
6. Clique em Save. A cotação entra na lista com número próprio.

Enviar a cotação ao cliente

Caminho no menu: Quotation

1. Na lista, abra a cotação (ícone de visualizar) e confira o documento final.
2. Use a ação de enviar para mandar por e-mail, ou baixe/imprima para enviar por outro canal.
3. Acompanhe o status na lista para saber o que está aguardando resposta.

Atualizar o status da cotação

Registrar a resposta do cliente mantém sua carteira de orçamentos organizada.

Caminho no menu: Quotation

1. Abra a cotação respondida.
2. Altere o status conforme a resposta do cliente, como aceita ou recusada.
3. Se o cliente pedir mudanças, edite a cotação, salve e reenvie.

Converter a cotação em fatura

Com a cotação aprovada, converta-a para faturar o cliente sem redigitar itens e valores.

Caminho no menu: Quotation

1. Abra a cotação aprovada.
2. Clique na ação de converter (Convert) disponível na cotação.
3. Revise o documento gerado: cliente, itens, datas e total.
4. Salve. A fatura passa a constar em Sales Invoice > Sales Invoice, ligada à cotação de origem.

Fluxo completo

Negócio no CRM > Cotação > Aprovação > Fatura de venda > Pagamento do cliente > Relatórios

1. A oportunidade nasce no CRM.
2. O preço é formalizado na cotação.
3. Aprovada, a cotação é convertida em fatura de venda.
4. O recebimento é registrado em Accounting > Customer Payments (Contabilidade).
5. O resultado aparece em Partidas dobradas e nos painéis.

Perguntas frequentes

Cotação e proposta são a mesma coisa?

São parecidas, mas ficam em menus diferentes: Quotation e Proposal. Ambas listam itens e preços para o cliente aprovar. Escolha a que se encaixa no seu processo; se a sua empresa só precisa de um orçamento simples, a cotação basta.

A cotação dá baixa no estoque?

Não. A cotação é apenas um orçamento. Movimentações de estoque acontecem em vendas efetivadas, compras, devoluções e transferências entre depósitos.

Posso reaproveitar uma cotação para outro cliente?

Sim. Use a ação de duplicar, quando disponível na lista, troque o cliente e ajuste os itens. Se preferir, crie uma nova cotação do zero.

O que acontece com a cotação depois de convertida?

Ela continua na lista como registro histórico e fica identificada como convertida. A cobrança passa a ser feita pela fatura de venda gerada.

Por que o imposto não aparece no item?

Porque o imposto não foi associado ao item no cadastro. Abra o item em Product & Service > Items, selecione o imposto correto e salve. Na próxima cotação ele virá preenchido.

Próximos passos

Aprovada a cotação, siga para a fatura e o recebimento.