Automação: como automatizar tarefas no ERP Instfy

Este guia mostra, passo a passo, como fazer automação de negócios dentro do ERP Instfy: automatizar faturas, automatizar lembretes de pagamento, automatizar a captação de leads no CRM, automatizar e-mails e automatizar agendamentos.

Automação de fluxos de trabalho (workflow automation) é entregar ao software as tarefas repetitivas para que sua equipe pare de reenviar faturas, cobrar pagamentos e digitar os mesmos e-mails. Siga as tarefas abaixo para configurar cada automação uma única vez.

1. Automatizar faturas e recorrência

Configure uma fatura para se repetir em um ciclo fixo. O ERP Instfy gera e envia cada fatura sozinho, sem ninguém refazer o trabalho todo mês.

Caminho no menu: Faturas de venda

1. Abra Faturas de venda e clique em Criar para começar uma nova fatura.
2. Selecione o cliente, adicione os produtos ou serviços e confira os valores.
3. Ative a opção Recorrente (recurring invoice) na fatura.
4. Defina o ciclo (semanal, mensal ou anual), a data de início e, se quiser, a data de término.
5. Marque para enviar por e-mail automaticamente a cada geração.
6. Clique em Salvar. A partir daqui, cada fatura é criada e enviada no ciclo definido.

2. Automatizar lembretes de pagamento

Faça o ERP Instfy cobrar o cliente por você, com avisos automáticos antes e depois do vencimento, para reduzir atrasos sem cobranças manuais.

Caminho no menu: Configurações

1. Abra Configurações e vá até Notificações.
2. Ative os lembretes de pagamento para faturas em aberto.
3. Defina quando disparar cada aviso, por exemplo três dias antes e um dia depois do vencimento.
4. Escolha o modelo de e-mail usado na cobrança.
5. Clique em Salvar. As faturas passam a enviar lembretes sozinhas conforme as regras.

3. Automatizar a captação de leads

Publique um formulário que joga cada resposta direto no CRM como lead novo, sem ninguém copiar dados de e-mail para planilha.

Caminho no menu: Construtor de formulários

1. Abra Construtor de formulários e clique em Criar formulário.
2. Arraste os campos que você precisa, como nome, e-mail, telefone e mensagem.
3. Nas configurações do formulário, ative o envio para o CRM (form feeds CRM).
4. Defina que cada resposta vire um lead e escolha o responsável.
5. Clique em Publicar e copie o link ou o código de incorporação para o seu site.
6. Cada envio do formulário cria um lead automaticamente no CRM.

4. Automatizar e-mails padrão

Crie modelos reutilizáveis para boas-vindas, confirmações e cobranças, para nunca redigitar a mesma mensagem.

Caminho no menu: Configurações > Modelos de e-mail

1. Abra Configurações e clique em Modelos de e-mail.
2. Clique em Novo modelo e dê um nome claro, como "Boas-vindas" ou "Fatura enviada".
3. Escreva o assunto e o corpo do e-mail.
4. Insira as variáveis disponíveis, como nome do cliente e número da fatura, para personalizar automaticamente.
5. Clique em Salvar. O modelo fica disponível para faturas, lembretes e demais envios do ERP Instfy.

5. Automatizar agendamentos

Deixe clientes marcarem horários sozinhos e mantenha compromissos e vencimentos visíveis em uma única agenda.

Caminho no menu: Calendário

1. Abra Calendário e defina sua disponibilidade de horários.
2. Gere o link de agendamento self-service para enviar aos clientes.
3. Ative os lembretes automáticos de evento por e-mail para você e para o convidado.
4. Confira a visão Semana ou Mês para acompanhar os agendamentos que chegam.
5. Cada horário marcado vira um evento no Calendário, junto com os vencimentos que o ERP Instfy já traz.