Contabilidad y finanzas

Registra clientes, proveedores y cuentas bancarias, anota cobros, pagos, ingresos y gastos, y genera reportes financieros.

El módulo Accounting (Contabilidad) es el centro financiero de ERP Instfy. Aquí están los registros de clientes y proveedores, las cuentas bancarias, el plan de cuentas, los cobros y pagos vinculados a facturas, los ingresos y gastos sueltos, las notas de débito y crédito y los reportes. Todo lo que se vende o se compra en los demás módulos termina aquí como dinero que entró o salió.

Antes de empezar

• Moneda y datos de la empresa definidos en Settings. Consulta Configuración.
• Permisos del equipo financiero revisados. Consulta Perfiles y permisos.
• Acuerda con tu contador la estructura del plan de cuentas antes de registrar los primeros valores.

Revisar el System Setup y el plan de cuentas

El plan de cuentas clasifica cada valor que entra o sale. Es la base de los reportes y de la Partida doble.

Ruta en el menú: Accounting > System Setup y Accounting > Chart Of Accounts

1. Abre Accounting > System Setup y revisa los tipos de cuenta y las demás configuraciones disponibles.
2. Abre Accounting > Chart Of Accounts para ver las cuentas existentes.
3. Para incluir una cuenta, haz clic en Create (o en el ícono +), indica nombre, código y tipo, y haz clic en Save.

Registrar clientes y proveedores

Ruta en el menú: Accounting > Customers y Accounting > Vendors

1. Abre Accounting > Customers y haz clic en Create.
2. Completa los datos del cliente, como nombre, correo electrónico, teléfono y dirección de facturación.
3. Haz clic en Save. El cliente queda disponible en propuestas, cotizaciones, facturas, contratos y TPV.
4. Repite el proceso en Accounting > Vendors para los proveedores, usados en las facturas de compra.

Registrar cuentas bancarias y transferir entre cuentas

Ruta en el menú: Accounting > Banking

1. Abre el submenú Accounting > Banking y entra en la lista de cuentas bancarias.
2. Haz clic en Create e indica los datos de la cuenta, como nombre, banco y saldo inicial.
3. Haz clic en Save. La cuenta pasa a aparecer en cobros, pagos, ingresos y gastos.
4. Para mover dinero entre cuentas, abre las transferencias en el mismo submenú, elige origen, destino, valor y fecha, y guarda.

Registrar cobros y pagos de facturas

Ruta en el menú: Accounting > Customer Payments y Accounting > Vendor Payments

1. Para el cobro a un cliente, abre Accounting > Customer Payments y haz clic en Create.
2. Selecciona el cliente, la [factura de venta](#/sales-invoice), el valor, la fecha y la cuenta de entrada. Haz clic en Save.
3. Para el pago a un proveedor, abre Accounting > Vendor Payments y haz clic en Create.
4. Selecciona el proveedor, la [factura de compra](#/purchase), el valor, la fecha y la cuenta de salida. Haz clic en Save.
5. El estado de las facturas y el saldo de las cuentas se actualizan.

Registrar ingresos y gastos sueltos

Usa Revenue y Expense para valores que no vienen de facturas, como rendimientos, comisiones bancarias, alquiler o servicios públicos.

Ruta en el menú: Accounting > Revenue y Accounting > Expense

1. Abre Accounting > Revenue (o Expense) y haz clic en Create.
2. Indica fecha, valor, cuenta bancaria y la clasificación del registro.
3. Vincula el cliente o proveedor, si corresponde, y agrega una referencia o descripción.
4. Haz clic en Save. El saldo de la cuenta se actualiza.

Emitir notas de débito y de crédito

Ruta en el menú: Accounting > Debit Notes y Accounting > Credit Notes

1. Usa Credit Notes cuando la empresa le debe un valor al cliente, por ejemplo después de una devolución de venta.
2. Usa Debit Notes cuando el proveedor le debe un valor a la empresa, por ejemplo después de una devolución de compra.
3. Haz clic en Create, selecciona el cliente o proveedor y el documento relacionado, indica el valor y haz clic en Save.

Consultar reportes y el Account Dashboard

Ruta en el menú: Accounting > Reports y Dashboard > Account Dashboard

1. Abre Dashboard > Account Dashboard para una visión rápida de saldos, ingresos y gastos.
2. Para más detalle, abre Accounting > Reports y elige el reporte deseado.
3. Define el período y los filtros disponibles y genera el reporte.
4. Para estados contables completos, usa [Partida doble](#/double-entry).

Flujo completo

Ventas: Propuesta o Cotización > Factura de venta > Customer Payments > Reportes

Compras: Factura de compra > Vendor Payments > Reportes

Planificación: Budget Planner y Goal comparan lo realizado en Contabilidad con lo planificado

La Contabilidad recibe los documentos de Facturas de venta y Compras, registra el movimiento en las cuentas bancarias y alimenta la Partida doble, el Planificador de presupuesto y las Metas.

Preguntas frecuentes

¿Cuál es la diferencia entre Revenue y Customer Payments?

Customer Payments registra el pago de una factura de venta y descuenta su saldo pendiente. Revenue registra entradas que no vienen de facturas. Usar ambos para el mismo valor duplica el ingreso.

¿Dónde registro las cuentas bancarias?

En el submenú Accounting > Banking, que reúne las cuentas bancarias y las transferencias entre cuentas.

¿Dónde está el plan de cuentas?

En Accounting > Chart Of Accounts. Los tipos de cuenta y otras configuraciones del módulo están en Accounting > System Setup.

¿Cuándo uso una nota de crédito o una nota de débito?

Nota de crédito (Credit Notes) cuando tu empresa le debe un valor al cliente. Nota de débito (Debit Notes) cuando el proveedor le debe un valor a tu empresa. Ambas suelen acompañar devoluciones.

¿ERP Instfy reemplaza a mi contador?

No. ERP Instfy organiza los registros y genera reportes, pero las obligaciones fiscales y las decisiones contables siguen siendo responsabilidad de tu contador.

Próximos pasos

Con el día a día financiero en orden, profundiza el análisis y la planificación.