Tecnología del negocio: todo en un solo sistema
Deja de pagar e integrar decenas de herramientas: ERP Instfy reúne CRM, contabilidad, TPV, documentos y control de accesos en un solo lugar.
Esta guía muestra, paso a paso, cómo reemplazar cada software por separado (business software, CRM, POS system, document management, cloud storage) haciéndolo todo dentro de ERP Instfy, con seguridad y copia de seguridad centralizadas.
1. Centralizar clientes y ventas
En lugar de un CRM aparte, concentras leads, negocios e historial de ventas en un solo registro conectado a la contabilidad.
Ruta del menú: CRM > Leads y Ventas > Negocios
- Abre CRM > Leads y haz clic en + Crear para registrar el contacto con nombre, correo y origen.
- Ve a Ventas > Negocios y haz clic en + Crear, vinculando el negocio al lead.
- Indica el Valor y la Fecha prevista y haz clic en Guardar.
- Arrastra la tarjeta por el embudo hasta la columna Ganado según avanza la venta.
- Abre la tarjeta y registra cada contacto en la pestaña Notas para conservar el historial.
Completa siempre el Origen del lead. Ese campo es el que muestra, en el panel, qué canales generan más clientes.
2. Llevar las finanzas
Reemplaza la hoja de cálculo y el software de contabilidad registrando ingresos, gastos e informes directamente en ERP Instfy, ya ligados a las ventas.
Ruta del menú: Contabilidad > Asientos
- Abre Contabilidad > Asientos y haz clic en + Crear.
- Elige el tipo Ingreso o Gasto y selecciona la Categoría.
- Completa Importe, Fecha y vincúlalo al cliente o proveedor.
- Haz clic en Guardar para que el asiento entre en el flujo de caja.
- Ve a Contabilidad > Informes y genera el estado de resultados o el balance del período.
3. Vender en el mostrador
Olvida el POS system aparte: emite ventas presenciales desde el TPV del propio ERP Instfy, con stock y caja actualizados al instante.
Ruta del menú: TPV (POS) > Nueva venta
- Abre TPV > Nueva venta y confirma que la caja del día está abierta.
- Busca el producto por nombre o código y añádelo al carrito.
- Ajusta la cantidad y aplica un descuento si es necesario.
- Elige la forma de pago (efectivo, tarjeta, transferencia) y haz clic en Finalizar.
- Haz clic en Imprimir/Enviar recibo para el cliente.
4. Guardar documentos y archivos
Cambia el cloud storage externo por la biblioteca de ERP Instfy: contratos, facturas e imágenes quedan organizados y accesibles por permiso.
Ruta del menú: Biblioteca de medios
- Abre Biblioteca de medios y haz clic en + Subir.
- Selecciona el archivo del ordenador o arrástralo al área de subida.
- Elige o crea una Carpeta para organizar por tipo (contratos, facturas, marketing).
- Añade etiquetas para localizarlo después en la búsqueda.
- Haz clic en Guardar y usa Compartir para generar el enlace controlado.
Estandariza los nombres de las carpetas por área. Los documentos bien organizados eliminan la necesidad de un servicio de almacenamiento aparte.
5. Controlar accesos y seguridad
Sin un password manager disperso: defines quién ve y hace qué mediante el control de roles y permisos, reforzando la ciberseguridad.
Ruta del menú: Gestión de usuarios > Usuarios y Roles
- Abre Gestión de usuarios > Roles y haz clic en + Crear para definir un rol (p. ej. Vendedor, Finanzas).
- Marca los permisos de cada módulo al que el rol puede acceder.
- Ve a Gestión de usuarios > Usuarios y haz clic en + Invitar.
- Completa Nombre y Correo y asigna el Rol creado.
- Haz clic en Guardar. El usuario recibe la invitación con acceso solo a lo que necesita.